Co wpływa na efektywność komunikacji w zespole? Naukowcy przyjrzeli się 150 badaniom z udziałem niemal 10 tysięcy zespołów i znaleźli odpowiedź. Na podstawie ich wniosków publikujemy praktyczne wskazówki dla menedżerów jak poprawić jakość komunikacji w pracy zespołu.

Komunikacja może decydować o sukcesach i porażkach dużych organizacji, a także przyczyniać się do katastrof. We wrześniu 1999 roku amerykański kosmodrom Mars Climate Orbiter, w który wpompowano ponad 120 milionów dolarów spłonął właśnie przez błędy w komunikacji. Maszynę stracono, ponieważ dwa zespoły inżynierów biorących udział w projekcie nie wymieniały się informacjami w odpowiedni sposób. W efekcie jeden zespół prowadził swoje obliczenia w stopach, a drugi w metrach. Doprowadziło to ostatecznie do powstania błędu w oprogramowaniu, który spowodował zejście Orbitera z wytyczonej ścieżki i spalenie w atmosferze Marsa. Jak podaje fundacja Since for Work amerykańskie szpitale tracą rocznie przez złą komunikację 12 miliardów dolarów. W innym badaniu przeprowadzonym w 2014 roku przez firmę analityczną International Data Corporation (IDS) pod lupę wzięto 400 firm w USA i Wielkiej Brytanii. Okazało się, że firmy zatrudniające w sumie 100 tys. pracowników tracą średnio 62 miliony USD rocznie (624 USD na pracownika) z powodu złej komunikacji. Te liczby nie obejmują utraconych dochodów ze względu na komunikację zewnętrzną wpływającą na obsługę klientów, zdobywanie i utrzymywanie klientów oraz ogólną sprzedaż.
Badania amerykańskiej firmy analityczno-badawczej Gartner pokazują, że aż 70 procent błędów w biznesie wynika z kiepskiej komunikacji. Jak więc poprawić jej jakość?

Efektywna komunikacja: przekazuj ważne informacje i dziel się wiedzą

Cennych wskazówek jak skutecznie komunikować się w zespole dostarczają naukowcy z Rise University w pracy opublikowanej na łamach pisma „Organizational Behavior and Human Decision Processes.” W swoim projekcie przeanalizowali oni 150 badań z udziałem prawie 10 tys. zespołów. „Po pierwsze jakość komunikacji miała znacząco większe znaczenie dla wyników pracy zespołu niż jej ilość” – piszą w swojej pracy badacze. Zbyt wiele informacji może nawet szkodzić tworząc chaos. Na jakość komunikacji w zespole wpływa bowiem to, czy przekazywane informacje są istotne dla prac zespołu, kompletne i zrozumiałe dla wszystkich. To decyduje o tym, czy komunikat zostanie przyjęty i wykorzystany przez odbiorcę.
Istotne dla efektywności komunikacji w zespole jest także dzielenie się wiedzą. „Nasze wyniki wskazują, że najważniejsza dla uzyskiwanych wyników przez zespół jest komunikacja skoncentrowana na przekazywaniu wiedzy i ogólny dostęp do informacji” – piszą naukowcy.

Przepis na dobrą komunikację w każdym zespole

W jaki sposób jako menedżer, lider zespołu, możesz wpłynąć na podniesienie jakości komunikacji w zespole, a tym samym zapewnić wysoką efektywność jego pracy? Postępuj jak pilot samolotu, który nie wystartuje, zanim nie sprawdzi listy kontrolnej. Oto ta dla Ciebie, stworzona na podstawie wniosków z rzetelnych badań:

• Zadbaj o sprawiedliwość i zapewnij dostęp do informacji wszystkim członkom zespołu. 

• Sprawdź, czy członkowie zespołu udostępniają i wymieniają się istotnymi informacjami.

• Dopilnuj, by każdy z członków zespołu otrzymywał informację zwrotną bez zbędnej zwłoki.

• Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją, że wyniki ich wspólnej pracy mogą zależeć od tego w jaki sposób się ze sobą komunikują.

• Zapewnij obecność moderatora podczas spotkań zespołu, który dopilnuje, żeby rozmowa nie odbiegała od głównego tematu. Moderator ma sprawić również, że wszyscy członkowie zespołu mają takie same szanse udziału w dyskusji i uczestniczenia w opracowywaniu rozwiązań.

• Upewniaj się, czy przekazywane informacje są kompletne i jasne dla wszystkich członków zespołu.

• Zachęcaj członków zespołu do podsumowywania najważniejszych ustaleń ze spotkań.

• Stwórz możliwości dzielenia się wiedzą – zachęcaj ludzi z Twojego zespołu, aby uczyli się od siebie nawzajem.

• Dbaj o dobrą atmosferę, która zachęca do zadawania pytań i uczenia się na błędach. Bezpieczeństwo psychologiczne jest ściśle związane z dzieleniem się informacjami w zespole.

Zapytaj o szkolenia z pracy zespołowej. Kliknij i dowiedz się więcej.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tam informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.

Tagi: efektywna komunikacja zespołowa, komunikacja w zespole, komunikacja zespołowa, umiejętności menedżerskie, zarządzanie zespołem