Jak przeprowadzić efektywne spotkanie biznesowe? Jak nie marnować czasu na bezsensowne zebrania? Jak zwiększyć skuteczność spotkań? Co zrobić przed spotkaniem, w jego trakcie i po zakończeniu? Mamy jasne wskazówki wynikające z analizy prawie 200 badaniach naukowych dotyczących spotkań w miejscu pracy.

Z ustaleń badaczy wynika, że pracownicy spędzają na spotkaniach średnio 6 godzin tygodniowo, a menedżerowie 23 godziny. Czas pandemii i pracy online zwielokrotnił czas spotkań. Wszyscy klikaliśmy w linki, przenosząc się ze spotkania na spotkanie.

Psychologia spotkań w pracy

Spotkania zawodowe zorganizowane w odpowiednich okolicznościach stanowią miejsce kreatywnego myślenia, rozwiązywania problemów, dyskusji i generowania pomysłów. A jednak z wielu badań wynika, że większość spotkań jest nieefektywna. Analiza ponad 19 milionów spotkań przeprowadzona przez psycholog prof. Lindę A. LeBlanc z Western Michigan University i dr Melissę R. Nosik z firmy Behavior Analyst Certification Board zajmującej się m.in. badanami behawioralnymi wykazała, że Brytyjczycy spędzają średnio dwie godziny tygodniowo na bezsensownych spotkaniach. Oznacza to stratę ponad 140 milionów dni produktywności rocznie i koszty finansowe w wysokości ok. 45,5 miliarda funtów. Liczby mogą wydawać się absurdalnie duże do momentu, w którym zdasz sobie sprawę, że są to stracone godziny pracy. Gdy 10 osób poświeci godzinę na bezsensowne zebranie, firma straci w ten sposób 10 godzin pracy. Przy minimalnym wynagrodzeniu, to 80 funtów. Teraz wystarczy tę liczbę pomnożyć przez każde nieefektywne spotkanie w każdej firmie przez cały rok.

Bezproduktywne spotkania są taką zmorą dla firm, że pojawił się nowy obszar badań: psychologia spotkań w miejscu pracy. Dzięki wnioskom wyciągniętym przez psychologów behawioralnych prowadzących setki badań w organizacjach wiemy, co robimy źle i jak usprawnić organizowanie zebrań w firmach.

Czy spotkanie jest rzeczywiście niezbędne?

Przed zorganizowaniem spotkania, zadaj sobie proste pytanie: czy jest ono naprawdę potrzebne? Mniej spotkań, to oszczędność czasu. Jeśli zebrania odbywają się rzadziej, pracownicy traktują je poważniej. W przypadku błahych problemów może wystarczyć wysłanie e-maila albo skorzystanie z czatu w komunikatorze. Jeśli jednak problem wymaga rozmowy twarzą w twarz, należy stworzyć odpowiednie warunki do spotkania.

Jak przygotować się do spotkania?

Gdy zdecydujesz, że spotkanie jest niezbędne, poproś wszystkich uczestników, aby gromadzili informacje przed spotkaniem, a nie w jego trakcie. Wyślij zaproszenie i poproś o potwierdzenie obecności. Następnie wyznacz prowadzącego i ustal porządek obrad wraz z listą tematów, które mają być poruszane. Określ czas spotkania i jego cel.

Jak zadbać o dobrą atmosferę?

Spotkanie powinno się odbywać w pozytywnej atmosferze. Humor i śmiech wiążą się z lepszymi wynikami zespołu i bardziej efektywnym przebiegiem zebrania. Z badań wynika jasno, że menedżerowie z poczuciem humoru są lepiej oceniani przez pracowników. Unikaj zabójczych zwrotów świadczących o niemocy (np. „nic nie można z tym zrobić” i „nic nie działa”). Wyzwalają negatywne nastawienie uczestników i zniechęcają do działania.

Słowa mocy

Badania profesorek specjalizujących w uczeniu maszynowym: Cynthii Rudin z Duke University i prof. Beeny Kim z Massachusetts Institute of Technology dowodzą, że istnieje pięć słów mocy, które na przebieg spotkania mają większy wpływ niż inne. Słowa „tak”, „daj”, „start”, „zaczynamy”, „spotkanie” i „omów” powodują, że twoje propozycje są częściej akceptowane niż inne.

Słowo „tak” oznacza zgodę lub akceptację. Użyte na początku spotkania biznesowego może pokazać zaangażowanie w temat, jak również potrzebę spotkania. Jeśli jednak użyjesz „tak” przy zmianie tematu, inni mogą to odebrać jako zgodę na potrzebę przejścia do kolejnego etapu lub jako odrzucenie poprzedniego tematu. Na koniec spotkania, „tak” może określić twoje pragnienie zakończenia spotkania.

Używając słowa „start” albo „zaczynamy” w początkowych wypowiedziach, przykuwasz uwagę uczestników. Daje to wszystkim do zrozumienia, że czas na pogawędki się skończył i teraz trzeba zacząć aktywnie słuchać, ponieważ sprawy będą omawiane w tej chwili.

Podobnie, słowo „daj” skupia uwagę wszystkich na mówcy. Natomiast słowo „spotkanie” wskazuje na atmosferę, w jakim będzie prowadzona rozmowa. Nie będzie to zwykła pogadanka, ale dyskusja na określony temat.

Użycie słowa „omówić” w wypowiedzi zaprasza uczestników do wniesienia wkładu w dyskusję. Pracownicy się bardziej angażują, gdy są włączani w proces rozwiązywania problemu. Nazwanie każdej komunikacji w ramach spotkania „dyskusją” tworzy atmosferę koleżeństwa, która zwiększa prawdopodobieństwo, że każdy będzie czuł się psychologicznie bezpiecznie i chętnie podzieli się z innymi swoją opinią.

Krótka lista obecności

Gdy prowadzisz spotkanie, staraj się zachęcać wszystkich do aktywności, zabierania głosu. Na spotkanie zapraszaj tylko osoby, które mogą wnieść znaczący wkład. Skróć listę obecności, nawet jeśli masz ochotę na zaproszenie większej liczby osób.

Jeśli spotkanie dotyczy generowania pomysłów, powstrzymaj się od negatywnych ocen (np. „Nie jestem pewien, czy to zadziała”). Rejestruj i porządkuj pomysły pojawiające się w trakcie spotkania. Nagradzaj każdy pozytywny wkład komentarzem zachęcającym do dalszego wysiłku intelektualnego. Nie rób tego zdawkowo: „dobry pomysł”, „ ciekawe”, tylko uzasadnij, z jakiego powodu komentarz był przydatny lub wnikliwy.

Po spotkaniu wyciągnij wnioski. Spisz i roześlij wszystkim efekty spotkania. Co zostało ustalone? Napisz też kilka słów na temat przebiegu spotkania. Podziękuj jego uczestnikom. Zastanów się nad wielkością grupy. Być może mniejsza jest bardziej efektywna. Przemyśl, czy zespół lepiej reaguje na zebrania organizowane rano, a może na te po południu. Zastanów się nad satysfakcją uczestników. Badania LeBlanc  i Nosik dowodzą, że na takie przemyślenia powinieneś poświęcić około 10 proc. czasu przeznaczonego na zebranie.

Według Logana Haileya z amerykańskiego pisma Science of People udane spotkanie można zaplanować w 6 prostych krokach:

1. Zdefiniuj cele spotkania.

2. Stwórz agendę spotkania i wyślij zaproszenia do kalendarza uczestników.

3. Stwórz bezpieczną przestrzeń do współpracy.

4. Strategicznie wybierz uczestników i wyznacz role.

5. Pilnuj wyznaczonego celu (nie zmieniaj tematu w trakcie spotkania).

6. Zakończ spotkanie z jasno określonymi działaniami i harmonogramem.

W jednym z wydawnictw zaproszono mnie kiedyś na spotkanie, które miało zmienić wygląd i unowocześnić kontent wydawanego przez nas tytułu. Wszystko wyglądało książkowo. Przynajmniej na starcie. Byliśmy zaproszeni e-mailem, znaliśmy cel spotkania i byliśmy przygotowani do dyskusji. Czuliśmy się bezpiecznie podczas wyrażania poglądów (dopiero później bezpieczeństwo okazało się złudne, bo wkrótce dostałem wypowiedzenie. Pozwoliłem sobie na krytykę kierunku sugerowanego przez wydawcę). Znaliśmy swoje role i wiedzieliśmy, co mamy osiągnąć. Spotkanie trwało trzy godziny. Gdy z niego wyszliśmy, nikt z nas nie wiedział, po co było i co właściwie ustaliliśmy. Wkrótce przepadło w naszej pamięci, jakby go w ogóle nigdy nie było. Dlatego warto poświęcić trochę uwagi sposobom organizowania spotkań, aby ważne sprawy nie stały się zwykłym biciem piany.

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia menedżerskie dla pracowników swojej firmy.

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju”. Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.