Zarządzanie zmianami to trudna sztuka menedżerska. Zmian boi się niemal każdy. Dlatego zmiany budzą opór. Zmiany są jednak nieuniknione. Zgodnie z wnioskami z wielu badań można usprawnić proces zarządzania zmianą w organizacji stosując kilka prostych reguł. 

„Gazeta Prawna” w 2018 roku donosiła o kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w magazynach amerykańskiego giganta firmy Amazon. Okazało się, że pracodawca, aby osiągnąć założoną wydajność, stosuje trudne do zniesienia metody mające motywować pracowników. Kontrola wykryła kult wyników, ciągły monitoring pracy i wydajności, przymus pracy na stojąco czy problemy z dostępem do wody i toalety. System nagradzania pracowników sprowadzał się do poszukiwania ukrytych między paczkami „złotych kart”, czyli bonów motywacyjnych. Taki bon mogła dostać osoba, która go pierwsza znajdzie. Jednak, aby wyciągnąć złoty los trzeba było przerzucić góry paczek z kontenerów o pojemności 10 ton, a bon często znajdował losowy pracownik, a nie ten który najciężej pracował. Na podobnej zasadzie działał system żetonów, za które można było dostać gadżet, na przykład termos z logiem Amazona. Nagrody małej wartości, wymagania bardzo wysokie, monitoring pracy pełny, a system narzuconych norm wydajności nieoczywisty. Za to, dzięki skanerom, zarząd Amazona może w każdej chwili powiedzieć ile paczek przeniósł dany pracownik.

Maile w środku nocy i rotacja pracowników

Nie tylko w Polsce pracownicy centrów logistycznych Amazona skarżą się na fatalne warunki pracy. W centrach zlokalizowanych w Niemczech, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii czy Francji często odbywają się akcje protestacyjne. Słabą renomę mają również biura tej firmy. W 2015 roku, „New York Times” donosił o nieprawidłowościach związanych z osiemdziesięciogodzinnym tygodniem pracy, czy mailami, na które trzeba odpowiadać w środku nocy. Wiąże się to oczywiście z dużą rotacją kadr.

Sprawiedliwość w zarządzaniu zmianą

Obserwując przykład amerykańskiego giganta, warto wziąć pod uwagę uczciwość i sprawiedliwość w procesie zarządzania. Jest to szczególnie istotne, kiedy w firmie planowane jest wprowadzanie zmian. Nie ma jednej recepty na sprawiedliwość i bycie „w porządku” podczas przeprowadzania zmiany organizacyjnej. Jednak badania nad uczciwością oferują pewne pomysły, które warto rozważyć. Włączając sprawiedliwość do strategii zmiany, warto zastanowić się nad wzajemnym oddziaływaniem między różnymi rodzajami sprawiedliwego traktowania. Na przykład, ludzie mogą być bardziej skłonni do zaakceptowania niepopularnej decyzji, jeśli została ona podjęta w drodze sprawiedliwego procesu, a wyjaśniona w szczery i znaczący dla zainteresowanych sposób. Badania nad uczciwością w organizacjach, czasami nazywane sprawiedliwością, pomagają nam zrozumieć, dlaczego.

Uczciwość w zarządzaniu zmianą w organizacji

Próbę odpowiedzi na to pytanie podjęli specjaliści z grupy praktyków ScienceForWork, niezależnej fundacji non-profit, którzy starają się dostarczać wiarygodnych i przydatnych informacji z zakresu nauk behawioralnych. Aby je znaleźć dokonano przeglądu trzech metaanaliz danych, zebranych z setek badań nad uczciwością w ogólnych kontekstach organizacyjnych.
Myśląc o sprawiedliwości podczas zmian organizacyjnych, pomocne może być zrozumienie, że ludzie postrzegają ją na wiele sposobów. Badania potwierdzają ideę, że sprawiedliwość przybiera różne formy. Aby je rozpoznać wystarczy odpowiedzieć na proste pytania:

1. Sprawiedliwość dystrybutywna: Czy wyniki lub rezultaty decyzji są sprawiedliwe?

2. Sprawiedliwość proceduralna: Czy proces decyzyjny jest sprawiedliwy?

3. Sprawiedliwość interpersonalna: Czy w procesie decyzyjnym ludzie są traktowani sprawiedliwie (np. z uprzejmością, godnością i szacunkiem)?

4. Sprawiedliwość informacyjna: Czy są jasne i szczere wyjaśnienia dotyczące przyczyn i sposobu podejmowania decyzji?

Oprócz powodów moralnych lub etycznych, które przemawiają za dążeniem do sprawiedliwości w trakcie zmiany organizacyjnej, w badaniach zauważalny jest związek pomiędzy różnymi rodzajami sprawiedliwości i różnymi wynikami organizacyjnymi.

Czy proces decyzyjny jest sprawiedliwy?

Ogólnie rzecz ujmując uznaje się, że sprawiedliwość dystrybucyjna i proceduralna mają umiarkowane lub silne powiązania z satysfakcją z pracy, zaangażowaniem organizacyjnym, zaufaniem i wynikami pracy, są one też powiązane z zaangażowaniem w zmiany. Badanie wskazuje jednoznacznie, że poczucie sprawiedliwości proceduralnej jest istotnym predyktorem, czyli czynnikiem pozwalającym na prognozowanie przyszłych wyników, odnoszącym się szczególnie do wyników pracy. Uczciwość dystrybucyjna wydaje się być lepszym prognostykiem zadowolenia z wyników lub konsekwencji decyzji. Uczciwość interpersonalna oraz informacyjna są związane z zadowoleniem pracowników wynikającym z nadzoru procesu zmiany i obecności w zespole przedsiębiorstwa.

Jak efektywnie zaplanować zmianę w organizacji

Badania wskazują też, że przy planowaniu zmian należy wziąć pod uwagę oddziaływanie poszczególnych typów uczciwości. Oznacza to, że ludzie mogą być bardziej skłonni zaakceptować niekorzystne lub niepopularne decyzje (brak sprawiedliwości dystrybucyjnej), gdy dostrzegają, że decyzja została podjęta sprawiedliwie (sprawiedliwość proceduralna). Oznacza to, zmniejszenie wagi sprawiedliwości dystrybucyjnej, a wzrost proceduralnej. Procedury lub procesy są uważane za „sprawiedliwe”, gdy są: spójne, bezstronne, dokładne, poprawne, etyczne i otwarte dla zainteresowanych. Budowa takiego procesu wymaga czasu i wspólnych wysiłków.

Wyjaśnij dlaczego podjęto decyzję o zmianie w organizacji

Z badań wynika jeszcze jedno ważne spostrzeżenie. Jeśli wkładamy wysiłek, aby proces zmian przebiegał sprawiedliwie, powinniśmy powiedzieć o tym ludziom. Pracownicy powinni otrzymać wyczerpujące i szczere wyjaśnienia na temat tego, dlaczego i jak podjęto decyzję o zmianie.
Zapewnienie uczciwości we wszystkich aspektach procesu zarządzania zmianą w organizacji może wydawać się niemożliwe. Jednak zrozumienie różnych sposobów, może pomóc w dokonywaniu świadomych wyborów w obliczu ograniczeń.

Z badań wynika kilka wskazówek, jak prawidłowo zarządzać zmianą:

1. Rozważ kontekst: należy zidentyfikować obszary budzące obawy pracowników, można na przykład przeprowadzić ankietę.

2. Pamiętaj o kompromisach: Przeanalizuj swoje podejście do zmian, używając czterech rodzajów uczciwości jako soczewki. Czy było to zamierzone? Czy można tego uniknąć? W jaki sposób można to złagodzić?

3. Nie zakładaj lecz komunikuj się: Wyjaśnij rozumowanie i proces wykorzystywane do podejmowania decyzji o zmianie.

4. Postępuj zgodnie z zasadą: menadżer oferuje wsparcie tym, którzy mogą czuć się zastraszeni lub niedoinformowani, nie unika trudnych rozmów lub emocji.

Zmiany w każdej firmie będą miały miejsce. To procesy nieuniknione. Rynek zmienia się, a przedsiębiorstwo musi za nim nadążać. Jednak każdą zmianę można przeprowadzić tak, aby pracownicy zaangażowali się w nią i nikt nie czuł się poszkodowany, czy skrzywdzony. Uczciwość w postępowaniu z pracownikami daje możliwość łagodniejszego przejścia przez zmiany i mniejszy opór ze strony pracowników, których zmiany dotyczą. 

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia menedżerskie dla pracowników firmy.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tam informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.