Proces onboardingu nie jest łatwy. Jednak po analizie ponad 70 badań naukowcy znaleźli trzy najważniejsze zasady, których nie można pominąć podczas wprowadzania nowego pracownika do organizacji. Właściwe przeprowadzenie tego procesu spowoduje, że efektywność pracownika, jego zaangażowanie i chęć pozostania w firmie będą wyższe.

To nie jest science fiction! Stanowisk, na których można zatrudnić roboty jest coraz więcej. Mogą one księgować faktury, tworzyć oferty i wysyłać je do klientów, przyjmować zamówienia, reklamacje czy zwroty, naliczać pensje, tworzyć harmonogramy… Sprawdzą się wszędzie tam, gdzie proces jest powtarzalny i nie ma zbyt dużo wyjątków od rutyny. Działają podobnie jak człowiek i mogą go zastąpić w prawie każdym procesie o niskiej zmienności, który używa do realizacji zadania komputera. Ten robot (znany też jako bot, cyfrowy czy wirtualny pracownik) to rozwiązanie z zakresu Robotic Process Automation, które może zastąpić człowieka. To pracownik, który pracuje 24 godziny na dobę, nie trzeba mu dawać urlopu, płacić ZUS, ani pensji, zawsze ma dobry nastrój i nie choruje. Przy obecnym deficycie rąk do pracy to pracownik niemal idealny.

Skuteczne wprowadzenie do zespołu

Są jednak sytuacje, kiedy trzeba przełamać rutynę, wykonać działania wymagające intelektu i nieszablonowego myślenia. Wówczas człowiek, z krwi i kości jest nie do zastąpienia. To chwila, gdy trzeba znaleźć odpowiednią osobę dopasowaną do wymagań stanowiska. Kiedy proces rekrutacji szczęśliwie został zakończony, a pracownik spełnia oczekiwania firmy, nadchodzi dzień, w którym musi on pojawić się pierwszy raz w pracy. To wiąże się z czynnością znaną jako wchodzenia na pokład, czyli onboarding. Ten proces ma za zadanie sprawić, że człowiek z zewnątrz staje się zaufanym pracownikiem organizacji mającym dostęp do informacji poufnych. Skuteczne wprowadzenie go do zespołu może mieć wpływ na wyniki pracy nowego pracownika, jego zaangażowanie, satysfakcję z pracy i chęć pozostania w firmie. Łączy się też ze zwiększeniem poziomu zaufania, poznaniem swojej roli w firmie oraz poczuciem więzi z pozostałymi członkami zespołu.

Pierwsze wrażenie i pierwszy dzień w pracy

Pierwsze wrażenie jest ważne. Nie powinniśmy się skupiać jednak tylko na pierwszym dniu. W procesie wprowadzania pracownika ważny jest zarówno pierwszy dzień jak i pierwszy tydzień, miesiąc czy rok. Nowi pracownicy uczą się szybko. Wchłaniają informacje dotyczące ich obowiązków, zespołu, roli w organizacji. W tym czasie stają się osobami „z wewnątrz”. Używając pewnych rozwiązań firma może usprawnić ten proces.

Zespół naukowców z Portland State University (Bauer, Bodner, Erdogan, Truxillo, Tucker) przeprowadził metaanalizę wyników 70 badań naukowych przeprowadzonych na ponad 12000 osób dotyczących procesu „wchodzenia na pokład”. Na tej podstawie określili co pomaga ludziom przystosować się do nowej pracy i jaki jest zwrot z inwestycji dla organizacji. Okazało się, że jeśli dobrze wprowadzisz pracownika, jego szansa na sukces w organizacji rośnie. Jeśli pozwolisz właściwie dostosować się pracownikom do nowej roli od pierwszego dnia, ich wyniki, zaangażowanie i chęć pozostania w firmie będą wyższe.

Przejrzystość, zaufanie i relacje

Z analizy wynika, że wszystkie programy wprowadzania pracownika mają trzy elementy wspólne: przejrzystość – pracownik musi zrozumieć swoją rolę i zakres obowiązków; zaufanie – wiara, że pracownik nauczy się nowych zadań i im sprosta; znajomości – budowa relacji interpersonalnych, pracownik musi poczuć się lubianym i akceptowanym przez wszystkich.

Te procesy mają na celu zwiększenie przejrzystości, pewności siebie i nawiązanie powiązań pomiędzy nowymi pracownikami, a starym zespołem. To pomaga dostosować się do nowego stanowiska. Zakładając, że firma ma świetny proces rekrutacji, należy włączyć w niego działania, które pomogą Twoim nowym pracownikom uzyskać jasność, pewność siebie i nawiązać kontakt z innymi członkami zespołu. Te trzy elementy są niezwykle istotne dla przeprowadzenia sprawnego procesu zatrudniania i należy zawsze o nich pamiętać.

Zespół badawczy zaproponował również pewne rozwiązania, aby trzy kluczowe elementy dobrze wprowadzić do praktyki.

Jak zapewnić przejrzystość

Żeby zwiększyć przejrzystość należy omawiać ogólne zadania i obowiązki od pierwszych dni i tygodni pracy. Pracownik powinien dobrze zrozumieć swoją rolę i możliwe do wykorzystania zasoby – możesz to zrealizować dając mu, na przykład, dokument, w którym precyzyjnie określony jest zakres obowiązków. Nowy pracownik powinien otrzymać jasny harmonogram procesu rekrutacji. Należy zawrzeć w nim daty wszelkich zaplanowanych szkoleń, spotkań, odpraw lub ważnych wydarzeń. Niezbędna też jest konsekwencja. Wszyscy pracownicy powinni otrzymać te informacje w tym samym czasie.

Jak zadbać o zaufanie

Aby podnieść poziom zaufania należy dać nowym pracownikom formalne i nieformalne możliwości uczenia się, aby mieć pewność, że są w stanie przyswoić sobie wiedzę i umiejętności potrzebne w danym miejscu pracy. To wszystko wymaga czasu, który muszą otrzymać, aby w pełni zapoznać się z nowymi zadaniami. Upewnij się, że pracownik radzi sobie z powierzonymi obowiązkami. Informacja zwrotna może trafiać na Twoje biurko od nowego pracownika, ale również za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, czy najbliższego współpracownika z równorzędnego stanowiska.

Jak budować relacje

Trzecią ważnym elementem, według naukowców, są więzi. Aby je wzmocnić należy zacząć od przygotowania zespołu na przybycie nowych kolegów. Warto też przydzielić osobę, mentora, kogoś kto jest w organizacji od dawna, kogoś kto wprowadzi nowego pracownika do zespołu i odpowie na wszystkie jego pytania, choćby tak proste jak gdzie jest kuchnia i toaleta. Celowe jest zorganizowanie nieformalnych spotkań z kolegami z innych działów, czy ważnymi klientami, z którymi nowy pracownik będzie musiał współpracować. Dobrze sprawdzi się w tym przypadku impreza integracyjna, która pozwoli na stworzenie bardziej prywatnej sieci kontaktów.

Pierwsze tygodnie w firmie to dla nowego pracownika trudny okres. Łączy w sobie stres związany z miejscem pracy, naukę związaną z nowym zakresem obowiązków i nowym środowiskiem. Pozostawienie pracownika samemu sobie wiązać się może z błędną oceną organizacji, która opierać się będzie na domysłach i przypadkowych wrażeniach wiążących się z innymi pracownikami firmy. Może łączyć się z niepewnością i poczuciem niedopasowania. To wszystko spowalnia proces nauki, może doprowadzić do sytuacji, w której nowa osoba czuje się niekomfortowo. W konsekwencji łatwo o stratę czasu, straty finansowe i utratę potencjalnie dobrego pracownika. Wydawać by się mogło, że dla pracodawcy najlepsze jest szybkie wdrożenie pracownika, jednak w perspektywie bardziej opłaca się wdrożyć pracownika skutecznie, nawet jeśli cały proces trwa dłużej.

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia menedżerskie dla pracowników swojej firmy.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tu informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.