Monitorowanie celów sprzyja ich osiąganiu. Okazuje się, że ważny jest nie tylko sam monitoring, ale i sposób w jaki go prowadzimy – wynika z metaanalizy ponad 130 badań eksperymentalnych na ten temat. To tekst nie tylko dla menedżerów, ale dla każdego kto chce łatwiej osiągać swoje cele.

Co łączy start kampanii promocyjnej, początek wielkiego projektu, wmurowanie kamienia węgielnego pod nowy biurowiec i pierwsza dostawa diety pudełkowej, która ma uczynić nasze ciało szczupłym i zdrowym? To fanfary oznajmiające start projektu. Ekscytujące jest wyznaczanie odważnych celów, wyobrażanie sobie lepszej przyszłości i stopniowe realizowanie planów. Jednak między założeniami projektu, jego realizacją i efektami często pojawia się przepaść.

Działanie, wynik, cel

Zbliża się koniec kwartału. Jan, przedstawiciel handlowy w dużym koncernie z branży FMCG, postanawia o 7 zwiększyć liczbę swoich codziennych wizyt u klientów, bo jego plan sprzedaży jest zagrożony, a co za tym idzie i premia. A Jan ma już dokładny plan na wydanie pieniędzy z premii. Chce się zapisać na kurs gry w golfa. Janowi jednak nie jest łatwo zrealizować dodatkowe wizyty u klientów ze względu na różne pokusy. A to koledzy zapraszają na piwo, a to żona kupiła bilety do teatru i chce, żeby Jan wcześniej wrócił z pracy, a to występ dziecka w przedszkolu…

Każdy z nas, podobnie jak Jan, ma cele do zrealizowania. Prywatne i zawodowe. Pozbycie się kilku nadmiarowych kilogramów, zwiększenie sprzedaży, podniesienie satysfakcji klientów, wprowadzenie w życie nowego projektu, rzucenie palenia i przejście na dietę warzywną. Wymieniać można długo. I wielu z nas ma trudności z osiągnięciem tych celów. Są jednak sprawdzone sposoby na zwiększenie szansy zrealizowania planów. Zgodnie z wynikami badań z większym prawdopodobieństwem osiągniesz cel, jeśli podejmiesz wyraźne wysiłki, aby monitorować swoje postępy. Polega to na okresowym zwracaniu uwagi na to, co robisz (działanie), wynikające z tego zmiany (wynik) i porównanie tych zmian z tym, do czego dążysz (cel).

Metaanaliza 138 badań dotyczących monitorowania celów

Benjamin Harkin i jego współpracownicy z University of Sheffield przeprowadzili metaanalizę danych ze 138 badań, w ramach której zbadano sposoby zachęcenia do monitorowania celów. Badacze byli zainteresowani również tym, jak monitoring wpływa na osiąganie celów oraz czy częstotliwość interwencji podnosi skuteczność monitorowania. Analiza obejmowała jedynie bardzo rygorystyczne badania eksperymentalne i dlatego pozwala z pełnym zaufaniem wyciągać wnioski dotyczące skutków monitoringu.

Zachęcaj do monitorowania celów

Wnioski badaczy są jednoznaczne. Warto wkładać wysiłek w monitorowanie celów. To pomaga w ich osiąganiu. Choć wydaje się to oczywiste, to naukowcy zauważają, że ludzie nie monitorują celów w sposób naturalny. Ile razy stajesz na wadze, gdy się odchudzasz? Jak często sprawdzasz raporty z zamówień swoich klientów, gdy walczysz o wyższą sprzedaż? Jeśli więc chcesz, aby pracownicy śledzili swoje postępy, musisz ich do tego zachęcić. Okazuje się, że monitorowanie celów może być równie ważne dla ich osiągnięcia, jak samo ich wyznaczenie.

To, co monitorujesz ma znaczenie

Sposób monitorowania celów ma kolosalne znaczenie. Z analizy badań Harkina i jego zespołu wynika, że możesz skupić się albo na swoim zachowaniu (ilu klientów dziś odwiedziłem), albo na efektach tego zachowania (ilu klientów złożyło zamówienie). Okazuje się, że sposób monitorowania celów wpływa tylko na to, na czym się koncentrujesz: monitorowanie zachowania oddziałuje tylko na zachowanie, ale nie na wynik. I odwrotnie.

Załóżmy, że jako szef firmy stawiasz sobie za cel zmniejszenie całkowitego zużycia papieru o 30 proc. w ciągu dwóch lat. Możesz zachęcić pracowników do monitorowania liczby wydruków – na przykład wysyłając im raporty o liczbie wydrukowanych stron w ciągu miesiąca. Badanie Harkina wskazuje, że taki sposób może wpłynąć na ich indywidualne zachowanie w zakresie drukowania. Jednak raczej nie skłoni ich do myślenia w szerszym kontekście, czyli o innych, dodatkowych sposobach na oszczędzanie papieru przez organizację. Objęcie monitoringiem szerszej perspektywy może zachęcić pracowników do zastosowania innych zachowań i procesów poza ich osobistymi zwyczajami drukowania, aby osiągnąć ten cel.

Publiczne informowanie o statusie realizacji celów

Co jeszcze możesz zrobić, by łatwiej osiągać cele? Czynić je jawnymi a także publicznie informować o postępach w ich realizacji. Wystarczy, że przedstawisz raport przed zespołem lub przełożonym, albo zaprezentujesz go na zebraniu. Aby ten system działał, informacja o postępach musi dotrzeć co najmniej do jednej osoby, zatrzymanie jej dla siebie niweczy efekt. Warto robić to regularnie, bo im częściej sprawdzasz postępy, tym są one szybsze. Dobrą metodą jest też monitorowanie tempa postępu, czyli kontrola ile zostało do osiągnięcia celu. Tu pomocna może być rywalizacja między kilkoma osobami.

Sam monitoring to za mało

Badanie Harkina wyraźnie pokazuje, że jeśli pracownicy monitorują cele, to łatwiej jest je im osiągnąć. Jednak trzeba ich do tego zachęcać. Należy ułatwiać pracownikom i zespołom dostęp do informacji o realizacji celów, bo to umożliwia śledzenie postępów i określenie jasnych oczekiwań w tym zakresie. Monitorowanie należy traktować jako części kompleksowych działań. Harkin i współpracownicy odkryli, że monitorowanie ma większy wpływ na wyniki celu, gdy jest wykonywane w połączeniu z innymi interwencjami, takimi jak ustalanie celów, planowanie działań i natychmiastowe informacje zwrotne. W związku z tym warto traktować monitorowanie celów jako część szerszych działań w zarządzaniu efektywnością.

Zadania dla menedżera

Jako menedżer zachęcaj pracowników do monitorowania postępów i wspieraj ich w tym. Odpowiedz sobie na pytania: w jaki sposób pomagasz ludziom w opracowywaniu skutecznych celów, planowaniu ich realizacji, przekazywaniu opinii i zachęcaniu do monitorowania? Pamiętaj, że fizyczne rejestrowanie postępów i publiczne udostępnianie ich ma większy wpływ na osiągnięcie celu niż nie robienie tego. Tak samo jak częstotliwość monitorowania celu. Zwróć uwagę, że otwarcie dzieląc się postępami w realizacji celów, nie zawsze wszystko idzie „jak po maśle.” Jeśli chcesz pomagać pracownikom się rozwijać, staraj się kultywować wspierające i bezpieczne środowisko pracy, w którym ludzie czując się swobodnie dzielą się zarówno „dobrymi”, jak i „złymi” informacjami.

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia menedżerskie dla pracowników swojej firmy.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tu informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.