Zarządzanie uwagą w biznesie to dziś przewaga, która decyduje o tym, czy w kluczowym momencie skupisz się na tym, co najważniejsze, czy dasz się porwać rozproszeniom. Problemem nie zawsze jest brak czasu, lecz brak uwagi. Poznaj wyniki badań naukowych, eksperymenty i strategie stosowane przez czołowych liderów i sportowców w zarządzaniu uwagą.

Michał miał problem. Jego szef powiedział mu, że musi być bardziej produktywny. Zrobił więc to, co większość menedżerów: przeanalizował swój kalendarz. Wyciął wszystkie zbędne spotkania, zoptymalizował rutynowe procesy, wyrzucił z planu wszystko, co wyglądało jak strata czasu. I wtedy stanął pod ścianą. „To zabrzmi jak żart, ale to nie jest żart” – powiedział podczas przerwy na jednym ze szkoleń z rozwoju osobistego. – „Zostało mi już tylko… pić mniej wody, żeby rzadziej chodzić do toalety”.

To brzmi absurdalnie, ale obrazuje coś ważnego. Problemem nie zawsze jest brak czasu. Częściej jest nim brak uwagi.

Od kultu czasu do zarządzania uwagą

Żyjemy w kulturze obsesji na punkcie osobistej efektywności. Pożeramy książki o „załatwianiu spraw” i rozprawiamy o czterogodzinnym tygodniu pracy. Chwalimy się, że jesteśmy zajęci. Często słyszymy, że kluczem do sukcesu jest zarządzanie czasem. Gdybyśmy tylko lepiej planowali swoje harmonogramy, moglibyśmy poprawić efektywność.

Psycholog organizacji Adam Grant, profesor Wharton School, badacz motywacji, altruizmu i pracy zespołowej, twierdzi, że to ślepa uliczka. Po latach badań doszedł do wniosku, że zarządzanie czasem jest częścią problemu, a nie rozwiązaniem. Bo nie da się mieć więcej godzin w dobie. Można jedynie inaczej rozdysponować to, na co poświęcamy uwagę.

Zarządzanie uwagą (attention management) to umiejętność kierowania swoim skupieniem. Kierowanie uwagi na właściwe projekty, we właściwych momentach i z właściwych powodów.

Motywacja zamiast zegarka

Badania nad motywacją wewnętrzną pokazują, że kiedy wiesz, dlaczego coś robisz i komu to pomoże, potrzebujesz mniej siły woli, by utrzymać uwagę. W klasycznym eksperymencie prof. Teresy Amabile z Harvard Business School, malarze, którzy siedzieli z pędzlem nad sztalugą dla własnej satysfakcji (motywacja wewnętrzna), tworzyli prace ocenione przez niezależnych ekspertów jako bardziej kreatywne niż ci, którzy malowali wyłącznie pod zlecenie komercyjne (motywacja zewnętrzna).

Badania z 2023 r. opublikowane w Journal of Applied Psychology przez zespół prof. Andrew Knight z Washington University in St. Louis, potwierdzają ten efekt w środowisku korporacyjnym. Analiza ponad 480 pracowników firm technologicznych wykazała, że codzienne przypominanie sobie „dla kogo” i „po co” wykonuje się zadanie zwiększało subiektywną koncentrację o 18% i poprawiało wyniki w ocenie przełożonych.

Miejsce ma znaczenie: wpływ pogody na efektywność

Czasem to nie my kontrolujemy uwagę. Wpływają na to otoczenie, kontekst, środowisko. Julia Lee Cunningham, profesor zarządzania na University of Michigan wraz z zespołem badaczy przeprowadziła serię eksperymentów i analiz danych, które pokazały, że warunki pogodowe mogą realnie wpływać na naszą efektywność w pracy.

W jednym z badań przeanalizowano dane z kilku oddziałów japońskich banków, obejmujące tysiące transakcji finansowych. Porównano czas obsługi klientów w dni słoneczne i w dni deszczowe. Wynik? W pochmurne i deszczowe dni pracownicy wykonywali transakcje średnio o 10 proc. szybciej niż w dni słoneczne. Badacze tłumaczą to mniejszą liczbą „mentalnych ucieczek.” Pracownicy rzadziej rozpraszali się myślami o tym, co mogliby robić na zewnątrz.

Podobny efekt potwierdzono w badaniu przeprowadzonym w Stanach Zjednoczonych. Uczestników poproszono o poprawianie błędów w tekście – od literówek po błędy gramatyczne – w różnych warunkach pogodowych. W deszczowe dni liczba poprawionych błędów była istotnie wyższa, a czas wykonania zadania krótszy. Próba obejmowała kilkuset uczestników, a dane o pogodzie były pobierane z lokalnych stacji meteorologicznych, co pozwoliło precyzyjnie powiązać warunki atmosferyczne z wynikami.

To dobry przykład, że zarządzanie uwagą w pracy to nie tylko planowanie dnia, ale też świadome wykorzystanie warunków otoczenia.

Pułapka „resztek uwagi” 

Psycholożka Sophie Leroy, profesor zarządzania z University of Washington, już w 2009 roku opublikowała badania, które wprowadziły do literatury pojęcie resztek uwagi (attention residue).  Zjawisko to polega na tym, że kiedy przełączasz się z jednego zadania na drugie, część twojej uwagi pozostaje „uwięziona” w poprzednim zadaniu, przez co nowe zadanie wykonujesz mniej efektywnie.

W badaniach z 2022 r. opublikowanych w Nature Human Behaviour potwierdzono, że „resztki uwagi” wydłużają powrót do pełnej koncentracji średnio o 9 minut po każdym przełączeniu zadania. Próba obejmowała 1200 uczestników z różnych branż.

Wnioski są istotne dla pracy biurowej: jeśli kończysz spotkanie i natychmiast przeskakujesz na inny projekt bez mentalnego „zamknięcia” poprzedniego, ryzykujesz obniżenie jakości pracy nad nowym zadaniem.

Kolejność zadań ma znaczenie

Nie tylko otoczenie i środowisko wpływają na naszą uwagę i motywację do działania. Być może znaczenie ma też to, co robimy i w jakiej kolejności.

Adam Grant oraz Jihae Shin, profesorka zarządzania na University of Wisconsin–Madison, postanowili sprawdzić, jak kolejność wykonywania zadań wpływa na motywację i wyniki. Ich punkt wyjścia był prosty: wielu menedżerów i trenerów od efektywności osobistej radzi, by po interesującym zadaniu od razu przejść do nudnego, licząc, że energia z pierwszego „przeleje się” na drugie. Grant i Shin podejrzewali jednak, że może się dziać coś odwrotnego –  różnica w atrakcyjności zadań spowoduje efekt kontrastu i pogorszy wyniki.

W jednym z eksperymentów zrekrutowano 102 pracowników działu sprzedaży w dużym domu towarowym w Korei Południowej. Każdy z nich wykonywał dwa rodzaje zadań:

• Zadanie wysokiej atrakcyjności: np. projektowanie nowej aranżacji witryny sklepowej lub udział w sesji kreatywnej.

• Zadanie niskiej atrakcyjności: wprowadzanie danych o transakcjach do systemu.

Badacze manipulowali kolejnością zadań. Wyniki pokazały, że gdy zadanie nudne następowało bezpośrednio po bardzo ciekawym, efektywność spadała średnio o 22 proc. w porównaniu z sytuacją, gdy poprzedzało je zadanie umiarkowanie interesujące.

Grant i Shin przeprowadzili też kontrolowany eksperyment laboratoryjny w USA na grupie 142 osób. Uczestnicy oglądali zabawny lub neutralny film, a następnie wykonywali nużące zadanie wprowadzania danych. Osoby po filmie zabawnym odczuwały zadanie jako bardziej uciążliwe i wykonywały je wolniej, co potwierdzało hipotezę o efekcie kontrastu.

Wniosek? Jeśli musisz wykonać coś żmudnego, lepiej poprzedzić to zadaniem umiarkowanie ciekawym, a najbardziej ekscytujące zostawić na deser jako nagrodę.

Zarządzanie przerwami i rozproszeniami

Podobnie czasowe odcięcie się od social mediów może być dobrą strategią, ale nie zawsze realną, zwłaszcza gdy media społecznościowe są częścią pracy. Dlatego coraz popularniejsze staje się planowanie rozproszeń tak, by minimalizować ich koszt poznawczy.

Profesor Adam Grant stosuje prostą zasadę: korzysta z social mediów tylko wtedy, gdy i tak nie mógłby efektywnie pracować, np. stojąc w kolejce na lotnisku lub czekając na rozpoczęcie spotkania. Dzięki temu nie „rozbija” bloków głębokiej pracy, a przerwy stają się bardziej kontrolowane.

Badania dr Eyal’a Ophira z Uniwersytetu Stanforda pokazują, że osoby, które często przeskakują między zadaniami a mediami cyfrowymi mają gorszą zdolność filtrowania nieistotnych bodźców i wolniej wracają do głównego zadania. W praktyce oznacza to, że nawet krótka przerwa na Facebooka czy LinkedIna w środku trudnego projektu może wydłużyć powrót do pełnej koncentracji o kilka minut.

Dlatego wielu ekspertów zaleca strategię dwóch list:

1. Lista „przerw produktywnych” – czynności, które można robić między blokami pracy bez utraty skupienia (np. porządkowanie biurka, krótka gimnastyka, zaplanowanie listy zakupów).

2. Lista „przerw kontrolowanych” – rozproszenia dozwolone tylko w określonych porach (np. media społecznościowe o 11:30 i 16:00).

Warto też pamiętać o badaniu prof. Penny Brucks z University of Chicago, które pokazało, że krótkie przerwy, nawet minutowe, mogą odświeżyć uwagę, jeśli są w pełni oderwane od kontekstu pracy. Innymi słowy: szybki spacer po biurze działa lepiej niż 60 sekund na Instagramie. Przerwy w pracy zwiększają też kreatywność.  Można nawet skorzystać ze szkolenia dotyczącego mikropsrzerw i regeneracji w pracy.

To dowód, że techniki zarządzania koncentracją w biznesie nie zawsze oznaczają długie przerwy – liczy się ich jakość i oderwanie od kontekstu pracy. Wykorzystują to znane osoby ze świata biznesu, sportu i kultury, które osiągnęły sukces.

Jak z zarządzaniem uwagą radzą sobie znani?

Iga Świątek, już nasza legendarna tenisistka, znana jest z bardzo zdyscyplinowanego podejścia do zarządzania energią i koncentracją. Pracuje z psycholog sportową Darią Abramowicz, z którą wdraża m.in. techniki mindfulness i „resetów uwagi” między punktami. W turniejach stosuje rytuały wyciszające przed wejściem na kort i blokuje dopływ bodźców z mediów społecznościowych w okresach startowych. Bodźce ogranicza też Martyna Wojciechowska, podróżniczka i dziennikarka. W planowaniu ekspedycji i pracy medialnej stosuje zasadę „jeden duży priorytet rocznie”, wokół którego buduje cały harmonogram. W wywiadach podkreśla, że odcina się od bieżącej korespondencji w czasie realizacji kluczowych projektów, aby uniknąć „rozdrabniania” uwagi. 

Warren Buffett, inwestor, Berkshire Hathaway, mówi, że swój sukces zawdzięcza „umiejętności mówienia nie” większości propozycji, by zachować uwagę na kluczowych decyzjach. Natomiast Sheryl Sandberg, COO Facebook/Meta, rezerwuje w kalendarzu „bloki ciszy” na strategiczne myślenie. Podobnie postępował Emmanuel Faber, były CEO francuskiego koncernu Danone, który wprowadzał w swojej pracy „okna ciszy” w ciągu dnia, aby skupić się na czytaniu raportów i podejmowaniu strategicznych decyzji. Za to Sophie Marceau, aktorka i reżyserka, dzieli dzień na bloki pracy twórczej i odpoczynku, a w pracy nad scenariuszami stosuje zasadę „poranki dla kreatywności, popołudnia dla spotkań”. Podobnie działa najbogatszy Hiszpan, Amancio Ortega założyciel koncernu Inditex, do którego należy m.in. Zara i Massimo Dutti. Większość strategicznych decyzji podejmuje w pierwszych godzinach dnia, a popołudnia poświęca na wizyty w sklepach i obserwacje trendów. Dzień na sekcje dzieli również Miuccia Prada, projektantka i wnuczka założyciela Domu Mody Prada. Poranki planuje na przegląd projektów i rozmowy z zespołem kreatywnym, popołudnia zaś poświęca na analizy rynkowe i strategię marki.

Wnioski dla biznesu

1. Priorytetyzuj uwagę, nie czas – lepiej zrobić właściwą rzecz wolniej niż niewłaściwą szybko.

2. Zamykaj wątki – unikaj przerw w niedokończonych zadaniach.

3. Wykorzystuj środowisko – deszcz, zamknięte biuro, ciszę w domu.

4. Planuj kontrast – nie zabijaj motywacji zestawianiem zadań zbyt różnych pod względem atrakcyjności.

5. Szanuj rytm dnia – dopasuj zadania do naturalnych szczytów swojej energii.

Te szkolenia i artykuły mogą Cię zainteresować!

• Zarządzanie sobą w czasie
• Budowanie dobrych nawyków zawodowych
• Trening uważności w pracy
• Akademia Menedżera
• Akademia Sprzedaży
• Szkolenie współpraca w zespole

Paulina Nikolska

Zapytaj o praktyczne szkolenia z rozwoju osobistego dla pracowników swojej firmy. 

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.