Uśmiechnięte buźki i inne znaczki, które mają przekazywać stan emocjonalny nadawcy, w komunikacji mailowej są powszechne. Czy warto je stosować w ramach profesjonalnej komunikacji mailowej. Przeprowadzono badania na te temat i znamy już odpowiedź.

Internet bez uśmieszków, zdenerwowanych minek i całego, potężnego już zestawu podobnych ilustrujących emocje obrazków i znaków nie byłby taki sam – tak bardzo zadomowiły się one w codziennej, elektronicznej komunikacji. Niektórzy na nie narzekają, ale w pewien sposób małe obrazki chociaż częściową pomagają w tym, co bez nich jest dużo trudniejsze – pokazaniu drugiej stronie, co czujemy. W większości łatwo je przy tym odczytać i są uniwersalne dla różnych kultur. Okazuje się jednak, że o ile w czasie pisania do znajomego, może nie trzeba się mocno zastanawiać nad ich użyciem, to w komunikacji zawodowej – jak najbardziej. W przeciwnym razie mogą zaszkodzić.

😊 w zawodowych mailach.

Na przykład naukowcy z Uniwersytetu w Amsterdamie z kolegami z Izraela sprawdzili działanie popularnego smiley’a, czyli uśmiechniętej buźki w wiadomościach związanych z pracą zawodową. Badacze wyjaśniają, że osoby uśmiechnięte postrzegane są zwykle jako cieplejsze i bardziej kompetentne. Jednak w przeprowadzonych przez naukowców eksperymentach dodanie buźki do profesjonalnej komunikacji nie tylko nie powodowało, że nadawca był postrzegany jako pełna ciepła osoba, ale przypisywano mu mniejsze kompetencje. To z kolei negatywnie wpływało na dzielenie się z nim ważnymi informacjami. „Wyniki te wskazują, że smiley to nie uśmiech” – piszą badacze w swojej pracy opublikowanej na łamach pisma „Social Psychological and Personality Science”.

39 proc. menedżerów: stosowanie emotikonów nieprofesjonalne.

Dokładniej wpływ emotikonów oraz emoji (piktogramy o szerszym zastosowaniu niż tylko przekazywanie emocji) na profesjonalną komunikacją zbadała amerykańska firma OfficeTeam, która zajmuje się czasowym zatrudnianiem wysoko wykwalifikowanego personelu biurowego i administracyjnego. Firma przeprowadziła ankiety wśród 300 menedżerów wyższych szczebli i ponad 350 pracowników, pytając ich o odbiór ikonek. Okazał się być różny. 39 proc. menedżerów uznało ich stosowanie za nieprofesjonalne, 61 proc. odpowiedziało, że jest ono dopuszczalne przynajmniej w niektórych sytuacjach. Z kolei 59 proc. pracowników stwierdziło, że nigdy ich nie używa, a 61 proc., że korzysta z nich przynajmniej w niektórych sytuacjach.
„Emoji i emotikony pojawiają się praktycznie wszędzie, ale nie oznacza to, że zawsze ich używanie jest stosowne” – przestrzega Brandi Britton, dyrektor regionalny w OfficeTeam.
„Chociaż korzystanie z tych symboli może pomóc pracownikom przekazać to, co czują oraz swoją osobowość w pisanej komunikacji, to jednak mogą rozpraszać i wyglądać nieprofesjonalnie” – wyjaśnia.

Emotikony w mailach i 5 rad jak ich używać:

1. Ogranicz stosowanie emotikonów. Staraj się robić to jak najrzadziej. Inaczej ryzykujesz rozdrażnienie odbiorcy i zmniejszenie czytelności swojej komunikacji.

2. Miej świadomość, do kogo piszesz. Weź pod uwagę kulturę danego miejsca pracy i relację z adresatem. Wysłanie maila z emotikonami raz na jakiś czas do kolegi może być w porządku, ale do przełożonego już niekoniecznie.

3. Możesz użyć emotikona w odpowiedzi na maila. Jeżeli w korespondencji z Tobą klient, albo przełożony pierwszy użył emotikona, to możesz się odwzajemnić i również wstawić buźkę do maila zwrotnego.

4. Weź pod uwagę temat maila. Ikonki mogą dodać wiadomości beztroski i lekkości, należy więc ich unikać podczas dyskutowania o poważnych sprawach.

5. Gdy masz wątpliwości – zrezygnuj z wstawiania emotikona. Czasem lepiej spotkać się twarzą w twarz lub porozmawiać przez telefon.

Zapytaj o szkolenie z profesjonalnej komunikacji mailowej. Kliknij i dowiedz się więcej.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tam informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.