Niezaplanowane przerwy w pracy wpływają na kreatywność – wynika z badań eksperymentalnych. Jak zarządzać przerwami w pracy? Efektów przerw w pracy jest wiele. Choćby efektywność i satysfakcja. Oderwij się na chwilę od pracy i przeczytaj ten tekst. Warto. Będziesz zaskoczony.

Starszy inżynier zatrudniony w koncernie Toyoty zmarł nagle. Jako przyczynę śmierci podano niedokrwienie serca. Według rodziny, pracował nad hybrydową wersją popularnego modelu Camry co powodowało, że spędzał w pracy ponad 80 godzin nadliczbowych miesięcznie, regularnie zarywając noce i poświęcając weekendy. Była to kolejna niewyjaśniona śmierć w koncernie po tym, jak 30-letni Kenichi Uchino zmarł nagle na stanowisku o czwartej nad ranem na atak serca. Uznano, że za obie śmierci odpowiada zjawisko zwane karoshi, czyli śmierć z przepracowania.

Śmierć z przepracowania

Karoshi dotyczy nie tylko Japończyków. Media odnotowały śmierci tego typu także poza granicami Kraju Kwitnącej Wiśni. W sierpniu został znaleziony martwy w swoim mieszkaniu 21-letni stażysta Bank of America Merrill Lynch w Londynie. Wcześniej pracował 72 godziny non stop. Echem w mediach odbiła się także sprawa śmierci 28-letniej lekarki z Niepołomic pod Krakowem. Zmarła podczas pełnienia 12-godzinnego dyżuru, na który przyszła po 8 godzinach pracy w klinice. Równie tragiczny los spotkał 44-letnią anestezjolożkę z Białogardu, która zmarła podczas pełnienia czwartej doby dyżuru. Takich tragicznych przypadków można wymieniać wiele. Zbyt wiele.

Najbardziej zapracowany kraj świata

Jednak najbardziej zapracowany kraj świata to nie Japonia ani Polska, a Korea Południowa. Tam nieustannie walczy się z pracoholizmem. Koreański pracownik potrafi spędzić za biurkiem tysiąc godzin rocznie więcej niż jego kolega w jakiejkolwiek innej części świata. W trosce o dobrostan urzędników władze Seulu postanowiły wyłączać światło w ratuszu w każdy piątek o 19.00, aby zniechęcić urzędników do dalszej pracy i dać im szansę na przerwę i weekendowy wypoczynek.

Polska na 11 miejscu wśród zapracowanych

Polacy na tle świata są dość zapracowani. Według statystyk podawanych przez portal Business Insider, przeciętny Polak pracuje średnio 1966 godzin rocznie, wykorzystując 66 proc. dni urlopowych, co plasuje nas na 11. miejscu na świecie pod względem czasu spędzanego w miejscu zatrudnienia.

Jak przerwy w pracy podnoszą efektywność?

Jeśli czujesz się rozkojarzony, jesteś drażliwy, bo nie osiągasz założonych celów, bądź czujesz się przemęczony i masz problemy z koncentracją, to koniecznie zrób sobie przerwę. Nawet w sytuacji, gdy praca pochłania cię bez reszty, pomyśl o dłuższym odpoczynku. Według „Harvard Business Review” przerwa pomoże ci w ocenie celów, pozwoli na spojrzenie z dystansu na pracę i potwierdzenie, bądź jego brak, że swoje zadania realizujesz właściwie. Pozwoli też na spojrzenie z innej perspektywy, nabranie dystansu i uświadomienie sobie do czego zmierza twoja praca. Jaki jest jej sens? Może nawet zdecydujesz się na szkolenie z „Job Crafting” dotyczące sensu pracy i bycia w niej szczęśliwym. Przerwa pozwoli ci na zwiększenie efektywności, poprawi rezultaty, podniesie satysfakcję z pracy, zmniejszy wyczerpanie emocjonalne a nawet może zwiększyć chęć do wykonywania zadań wykraczających poza twoje obowiązki. Przerwy w pracy mogą być zaplanowane i celowe. Wtedy pozwalają pracownikom na oderwanie się od pracy i skupienie się na osobistych działaniach lub celach. Odgrywają kluczową rolę w dobrym samopoczuciu pracowników i równowadze między życiem zawodowym a prywatnym.

Planowane przerwy w pracy

Wprawdzie jak dowodzą naukowcy prof. Tim G. Schweisfurth i dr Anne Greul z Uniwersytetu Technicznego w Hamburgu planowane przerwy, takie jak wakacje lub ferie szkolne, nie wpływają pozytywnie na kreatywność, to są niezbędne dla dobrego samopoczucia. Urlop pozwala skupić uwagę na celach niezwiązanych z pracą i tworzy odpowiedni dystans między pracą a życiem prywatnym.

Przerwa urlopowa to nie jest jedyne zakłócenie w obowiązkach zawodowych. Przerwy są częścią życia zawodowego. Nawet Kodeks Pracy gwarantuje ci 15 minut przerwy, jeśli pracujesz powyżej 6 godzin dziennie. Jeśli natomiast pracujesz przy komputerze zgodnie z prawem możesz sobie zrobić pięć minut przerwy raz na godzinę. Wiele przerw trwa bardzo krótko. Koleżanka chce się z tobą za wszelką cenę podzielić wrażeniem z imprezy firmowej. Za chwilę kolega, tak samo. Masz telefon od swojego trenera badmintona o zmianie godziny treningu. No chyba, że oprócz badmintona trenujesz jeszcze squasha, grasz w piłkę i bierzesz udział w kursie flamenco. Wtedy narażasz się na serię krótkich przerw, które w takiej kumulacji mogą wpływać na obniżenie twojej efektywności. Jednak zwykle tego typu przerwy mają krótkotrwały wpływ na twoją efektywność.

Inaczej jest z przerwami dłuższymi i w dodatku zaskakującymi. Według naukowców z Hamburga takie zakłócenia możemy rozróżnić na podstawie dwóch cech: czy pozwalają na bezczynność oraz czy są nieoczekiwane?

Bezczynność sprzyja kreatywności?

Nieoczekiwane przerwy, takie jak zakłócenie łańcucha dostaw, przerwa w dostawie prądu, awaria, ekstremalne zjawiska pogodowe, które uniemożliwiają wykonywanie codziennych zadań uwalniają czas bezczynności i pozwalają pracownikom błądzić myślami.

Po wybuchu pożaru w części fabryki firmy z branży motoryzacyjnej, prof. Tim Schweisfurth i dr Anne Greul dokonali zaskakującego odkrycia. Niespodziewana bezczynność doprowadziła do wielu pomysłów na ulepszenie działania firmy. 

W ramach eksperymentu naturalnego badacze przeanalizowali wewnętrzny system online, w którym pracownicy mogli zamieszczać swoje pomysły. Część sugestii dotyczyła drobnych spraw, jak częstsza wymiana sprzętu i narzędzi. Inne miały ogromny wpływ na firmę, jak choćby nowy system do zamawiania farb, który w skali roku przyniósł oszczędności rzędu niemal 300 tys. euro. W wyniku pożaru w firmie, część pracowników pracowała w domach przez cztery dni. Okazało się, że po powrocie do fabryki zgłosili oni więcej pomysłów niż ich koledzy pracujący nieprzerwanie w fabryce.  

Badacze doszli do wniosku, że u osób dotkniętych niespodziewaną bezczynnością następuje wzrost kreatywności o 58 proc. Ten wzrost kreatywności przypisuje się ciągłemu myśleniu o pracy i utrzymywaniu celów zawodowych podczas przerwy.

Innym rodzajem zakłóceń są nieoczekiwane przerwy, które nie wiążą się z bezczynnością. Zazwyczaj wymagają one od pracowników zwrócenia uwagi na nową, pilną sprawę. Tego typu przerwy mogą negatywnie wpływać na kreatywność, ponieważ uwaga pracowników jest odwracana od ich pierwotnych zadań. Przykłady takich sytuacji obejmują pilne prośby klientów, np. gdy klient o wysokim priorytecie potrzebuje natychmiastowej pomocy w rozwiązaniu problemu związanego z jego zamówieniem lub usługą. Pracownicy muszą wstrzymać swoje rutynowe zadania i niezwłocznie zająć się problemami klienta.

Jednocześnie z badań dr Harshada Puranika z University of Illinois Chicago wynika, że wprawdzie przerwy przeszkadzają w wykonywaniu zadań i wymagają od pracowników ciągłego przełączania uwagi między zadaniami, to jednocześnie wywołują interakcję społeczną z przerywającym, która może mieć pozytywny wpływ na pracowników. Podczas, gdy przerwy w pracy miały swoje wady, takie jak podniesienie poziomu stresu i obniżenie energii pracowników, naukowcy odkryli też ich plusy. Pracownicy odczuwają większą przynależność do grupy, co ostatecznie prowadzi do większej satysfakcji z pracy. 

Zarządzanie przerwami w pracy

Naukowcy sugerują lepsze zarządzenie przerwami w pracy w miejsce ich eliminowania. Jednym ze sposobów jest zapewnienie pracownikom większej autonomii w zarządzaniu pracą i radzeniu sobie z przerwami w pracy, na przykład poprzez swobodę w wyborze czasu i miejsca pracy oraz sposobu jej planowania. 

Naukowcy z Uniwersytetu Technicznego w Hamburgu na podstawie swoich badań ustalili kilka zasad postępowania pobudzających kreatywność:

Przerwy nieoczekiwane. Nie masz na nie wpływu. Jednak możesz się dobrze przygotować, gdy się pojawią. Zapewnij pracownikom narzędzia do generowania i zgłaszania pomysłów.

Zakłócenia. Ustal priorytety i zminimalizuj rozpraszanie uwagi podczas zakłóceń, aby pracownik skupił się na wykonywanym zadaniu. Wspieraj ponowne zaangażowanie pracownika w pracę, która została przerwana.

Planowane przerwy w pracy. Zachęcaj pracowników do oderwania się od pracy podczas wakacji i innych zaplanowanych przerw, aby zregenerowali siły i zachowali równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Po powrocie daj im szansę na podzielenie się swoimi doświadczeniami, spostrzeżeniami i wspomnieniami. Może to potencjalnie inspirować innych i pobudzać kreatywność.

Przerwy są nieuniknioną częścią życia zawodowego. Mają wpływ na twoją kreatywność, pracę i stosunek do niej. Niespodziewane przerwy, zakłócenia, czy planowane nieobecności mają potencjał zwiększania kreatywności, zaangażowania czy innowacyjności pracowników. Jest jednak jeden rodzaj przerw, które, mimo że zaplanowane, nie zostały uwzględnione przez naukowców w ich badaniach. To strajki. Ten rodzaj przerwy w pracy jest wywołany gniewem i brakiem zadowolenia ze strony pracowników.

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia z kreatywności dla swojego zespołu

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tu informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.