Jaki wpływ na współpracę i komunikację w firmie ma praca zdalna? Badania w firmie Microsoft wykazały, że gdy wszyscy pracują zdalnie, cierpi na tym komunikacja i współpraca a ludzie mają problem z dzieleniem się wiedzą.  Efektów pracy zdalnej jest jednak zdecydowanie więcej.

• Praca zdalna spowodowała, że pracownicy spędzają więcej czasu na korzystaniu z e-maili.
• Pracownicy zdalni poświęcają około 25% mniej czasu na współpracę z kolegami z innych działów w firmie, w porównaniu z poziomem sprzed pandemii.

• – Firmy i menedżerowie przystosowujący się do pracy zdalnej muszą aktywnie wprowadzać praktyki menedżerskie i narzędzia ułatwiające nawiązywanie kontaktów, które uległy osłabieniu lub zaniknęły w wyniku odejścia od współpracy osobistej – mówi specjalnie dla Delta Training dr David Holtz z University of California, autor eksperymentu naturalnego w firmie Microsoft.

   

Dobrze jest pracować razem w jednym pomieszczeniu

Praca zdalna w Polsce wcale nie jest taka powszechna jak mogłoby się wydawać. Zdecydowana większość Polaków pracuje stacjonarnie, bo aż 70 proc. – wynika z badań przeprowadzonych przez CBOS pod koniec 2021 roku. Pracujących zdalnie przez cały czas jest zaledwie 8 proc. Wydaje się, że praca zdalna ma niekończącą się listę korzyści: nie trzeba płacić za dojazdy, można zorganizować dzień zgodnie z własnymi potrzebami i pracować w piżamie. Są też i problemy: nie wiesz, jaka atmosfera panuje w biurze, nie możesz zerknąć na kogoś, ani porozmawiać. Każdy kontakt musi być poprzedzony świadomą decyzją, którą musisz podjąć. Osłabia się poczucie przynależności do zespołu. Przestaje być jasny cel jego istnienia, rozmywają się role i odpowiedzialność. Nie są określone terytoria decyzji i działania. Nie wiadomo jaka jest strategia, jakie priorytety.  Jest za to niepewność dotycząca konfliktów i ukrytych interesów. Izolacja zaczyna doskwierać. – Dobrze jest pracować razem i to w tym samym pomieszczeniu – mówi specjalnie dla Delta Training prof. Scott Wiltermuth, autor badań nad efektami synchronizacji z Uniwersytetu Południowej Kalifornii. Przeczytaj, jakie korzyści przynosi wykonywanie tych samych czynności w tym samym czasie?

Praca zdalna powoduje podziały wśród pracowników

Dlatego zespół badaczy z Berkeley Haas, drugiej najstarszej szkoły biznesowej w USA, przy University of California pod kierunkiem dr Davida Holtza wziął pod mikroskop pracę zdalną. Lupę badawczą skierował na firmę Microsoft. Naukowcy w ramach eksperymentu naturalnego postanowili przyjrzeć się pracy ludzi w firmie Microsoft, w której część pracowników (18 %) wykonywała obowiązki zdalnie już przed pandemią. Umożliwiło to oddzielenie efektów pracy zdalnej w całej firmie od innych zmiennych związanych z pandemią.

„Wykorzystujemy tu bogate dane dotyczące poczty elektronicznej, kalendarzy, wiadomości błyskawicznych, rozmów wideo/audio oraz czasu pracy 61 182 pracowników amerykańskiego oddziału Microsoftu w ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2020 roku, aby oszacować wpływ pracy zdalnej w całej firmie na współpracę i komunikację” – napisali naukowcy w podsumowaniu badań. Eksperyment naturalny wykazał, że praca w domu wywołała podziały wśród pracowników wynikające ze sposobu komunikacji. Ludzie rzadziej angażowali się w rozmowy w czasie rzeczywistym.

„Wyniki sugerują, że pracownicy zdalni, pracujący w pełnym wymiarze godzin, mogą mieć większe trudności z pozyskiwaniem nowych informacji i dzieleniem się nimi, co może mieć wpływ na wydajność i innowacyjność pracowników wiedzy” – piszą badacze.

Pracownik wiedzy

Występujące w ich analizie pojęcie „pracownik wiedzy” (ang. information worker, knowledge worker), to według Petera Druckera, jednego z myślicieli i teoretyków zarządzania XX wieku,  „(…) osoba, która wkłada w pracę to, czego się nauczyła podczas systematycznej edukacji (pojęcia, idee i teorie), w odróżnieniu od człowieka pracującego z wykorzystaniem umiejętności manualnych lub siły fizycznej.” Pracownik taki jest w stanie zmieniać się, przystosowywać w procesie uczenia, czyli zdobywania informacji. Inne definicje wspominają o nowej kategorii specjalistów, których podstawowym zadaniem jest produktywne wykorzystanie i wymiana wiedzy. Pojęcie to sprowadza się do osób mogących zachować znaczną autonomię i swobodę w wykonywaniu pracy. Badacze z Berkeley Haas obawiają się, że wszelkie konsekwencje i dolegliwości pracy zdalnej mogą utrudniać tym osobom zdobywanie nowych informacji i dzielenie się nimi.

Praca zdalna ogranicza współpracę

Główne wnioski z badania są niepokojące. Holtz uważa, że „status pracy zdalnej twoich kolegów wpływa na twoje własne nawyki zawodowe, ma duże znaczenie dla firm, które rozważają wprowadzenie polityki pracy hybrydowej lub mieszanej”.  Według niego praca zdalna w całej firmie spowodowała, że sieci współpracy stały się bardziej odizolowane. Pracownicy rzadziej komunikowali się z osobami z innych, formalnych i nieformalnych, grup biznesowych i wolniej pozyskiwali nowych współpracowników. W efekcie częściej komunikowali się z osobami ze swojej wewnętrznej sieci i budowali więcej połączeń w ramach tej sieci. Ten rodzaj pracy spowodował, że pracownicy poświęcali około 25% mniej czasu na współpracę z kolegami z innych grup, w porównaniu z poziomem sprzed pandemii.

Praca zdalna, to więcej e-maili

Praca zdalna powodowała, że pracownicy spędzali więcej czasu na korzystaniu z asynchronicznych form komunikacji, takich jak poczta elektroniczna i platformy dyskusyjne, a mniej na prowadzeniu synchronicznych rozmów osobistych, telefonicznych lub wideokonferencji. Spadła też, o około 5%, liczba godzin spędzanych na spotkaniach, mimo wzrostu ich ilości. Za ten wzrost liczby spotkań naukowcy obwiniają pandemię, a nie pracę zdalną. Holtz sugeruje, aby przed wprowadzeniem home office w organizacjach dobrze przemyśleć zasady i sposób ich wdrażania.

Praca zdalna w oczywisty sposób eliminuje komunikację osobistą. Okazuje się, że nie da się zastąpić ludzkich interakcji rozmowami na czacie czy komunikatorze. Wiadomość wysłana emailem w pewien sposób zamyka wypowiedź w formie oświadczenia. Wysyłając ją mamy poczucie, że spełniliśmy nasz obowiązek i możemy zająć się innymi sprawami. Wkrótce otrzymamy równie lakoniczną odpowiedź od naszego rozmówcy. Niestety w takiej komunikacji tracimy możliwość dyskusji, dzielenia się poglądami czy kreowania wspólnych pomysłów. Bogactwo kanałów komunikacyjnych jest złudną szansą na porozumienie, ponieważ to interakcja osobista, najlepiej nadaje się do przekazywania złożonych informacji i pomysłów.

Tomasz Nowak 

Zapytaj o praktyczne szkolenia menedżerskie dla pracowników swojej firmy. 

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.