Co wpływa na wyniki wirtualnego zespołu? Jak zorganizować pracę zdalną? Po przeprowadzeniu wielu metaanaliz badań, już to wiemy. Zadbaj o koordynację, komunikację i zaufanie między członkami zespołu. Tylko, jak to zrobić? Oto praktyczny przewodnik stworzony na podstawie rzetelnych badań.

Latem 2020 roku wystartował nowy barbadoski program wizowy o nazwie „Barbados Welcome Stamp”. Na rządowych stronach można przeczytać, że „program został uruchomiony, ponieważ duża część świata pracuje w domu i nie może wyjechać na wakacje”. Można więc uzyskać roczną wizę, która pozwala cudzoziemcom zamieszkać na wyspie i pracować stamtąd zdalnie. Wykupiona wiza daje prawo do legalnej pracy bez konieczności zdobywania dodatkowych pozwoleń. Jak na możliwość pracy w tropikach, w cieniu palm rosnących na plaży, atmosferze przesyconej romantyczną opowieścią o piratach z Karaibów, cena nie jest wygórowana: 2 tys. dolarów dla osób indywidualnych oraz 3 tys. dolarów dla rodzin.

Obecnie możemy pracować praktycznie z każdego miejsca na świecie. Rozmawiamy na czacie, wysyłamy e-maile i wideo, odbywamy telekonferencje, ale nie wchodzimy w interakcje twarzą w twarz. Jako menedżer coraz częściej zarządzasz zespołami rozsianymi po całym świecie, albo masz współpracowników, których znasz jedynie z ekranu komputera. Nie jest łatwo osiągnąć efektywność w rozproszonych zespołach. Jak to zrobić?

Wirtualny zespół nastawiony zadaniowo

Często w naszych wirtualnych spotkaniach sprawy mają charakter czysto zadaniowy: „Kto to zrobił?, Co dalej?, Czego nam brakuje?, Do kiedy trzeba to przesłać?”. Badacze twierdzą, że w porównaniu z tradycyjnymi zespołami, te wirtualne tracą elementy mające wpływ na tożsamość grupy. Chodzi choćby o możliwość poznania członków zespołu. Bez osobistych spotkań, na przykład, przy ekspresie do kawy, nie mamy szansy na wzajemne poznanie się i nawiązanie osobistych relacji, czy zdobycie zaufania. Wirtualne spotkania obciąża dodatkowo strona techniczna wiążąca się z jakością połączeń, opóźnieniami, koniecznością stałego utrzymywania koncentracji. Skupiając się na technice, czyli jakości połączenia, jego czasie, często poświęcamy kreatywność i innowacyjność.

Perspektywa wspólnej pracy w chmurze

W badaniach nad wirtualnymi zespołami naukowcy odkryli, że pracownicy często upraszczają swoją sieć komunikacyjną, aby być bardziej efektywnymi, a także budują zaufanie zespołu poprzez szybkie wykonanie danego zadania. Poza budowaniem zaufania poprzez realizację zadań, naukowcy dowiedli również, że perspektywa wspólnej pracy w przyszłości zwiększa zaangażowanie poszczególnych osób w zespołach.

Wyznacz cele i określ role w wirtualnym zespole

Badacze podpowiadają, jak zarządzać, by zwiększyć efektywność wirtualnych zespołów. Jako menedżer wyznacz zespołowi konkretne cele, a członkom zespołu role. Pozwoli to na stworzenie poczucia tożsamości. Ważne jest, aby członkowie zespołu pracowali nie tylko przy jednym projekcie, tylko żeby ta współpraca była dłuższa. W perspektywie czasu rozwiną się relacje między pracownikami i powstanie więź, zaufanie. Zwróć też uwagę na to, aby członkowie zespołu unikali pokusy obijania się. Może w tym pomóc ustalenie przejrzystej struktury i zbudowanie przemyślanych punktów kontrolnych, które pozwolą na poznanie się i monitoring postępów realizacji celów.

Jaka jest rola zaufania w wirtualnych zespołach?

Aby umożliwić wirtualnemu zespołowi wykonywanie jego zadań w najlepszy możliwy sposób, weź pod uwagę rolę, jaką odgrywa nić zaufania zawiązana między wirtualnymi kolegami. Zespół, prof. Joachim Hüffmeier z Uniwersytetu w Dortmundzie, Christina Breuer i Guido Hertel z Uniwersytetu Wilhelma w niemieckim Münster, przeprowadził metaanalizę 52 badań obejmującą dane 12000 osób pracujących w 1850 zespołach, zarówno w studenckich zespołach projektowych, ale także profesjonalnych zespołach z różnych branż. Analiza ta wykazała silną i pozytywną zależność między zaufaniem a efektywnością wirtualnego zespołu, w szczególności w odniesieniu do postawy zespołu oraz stopnia, w jakim poszczególne osoby są skłonne dzielić się z innymi informacjami i wiedzą. Tak więc, gdy zespoły wirtualne mają problemy, zbadanie, jak bardzo sobie ufają, jest prawdopodobnie pierwszym działaniem, jakie należy podjąć.

Naukowcy twierdzą, że zaufanie między pracownikami rodzi się na bazie trzech obszarów: kompetencji, uczciwości i życzliwości. Warto zatem, byś zachęcał pracowników do kontaktów pozwalających na nawiązanie emocjonalnych więzi. Dał im czasem możliwość bezpośrednich spotkań i pozwolił na wymianę osobistych uwag, czy przemyśleń podczas pracy.

Rejestruj interakcje pomiędzy członkami zespołu

Z badań wynika też, że zaufaniu sprzyja dokumentowanie interakcji. Przechowuj wiadomości e-mail, zapisy czatów i komunikacji online. Podczas pracy w chmurze każde działanie i każdy element komunikacji może być przechowywany i pomóc dostrzec pracę każdego członka zespołu. Dowody badawcze wskazują, że poziom zaufania ma mniejszy wpływ na skuteczność zespołu, gdy jego członkowie mają dostęp do zapisów swoich interakcji. Organizacje, które nie ułatwiają tego rodzaju śledzenia i rejestrowania komunikacji, ryzykują, że problemy z zaufaniem w zespołach wirtualnych będą miały negatywny wpływ na wydajność

Zespoły wirtualne wykorzystują do komunikacji pocztę elektroniczną, komunikatory czy media społecznościowe. W obecnych czasach, trudno jest myśleć o jakimkolwiek zespole, który nie jest do pewnego stopnia wirtualny. Kiedy zespół znajduje się w różnych budynkach, strefach czasowych lub kulturowych, tradycyjne techniki zarządzania nie zawsze działają.

Co wpływa na efektywność zespołu wirtualnego?

W kolejnej metaanalizie, dr Chad Lin, prof. Craig Standing z państwowego Curtin University of Technology w Australii i dr Ying-Chieh Liu przyjrzeli się pięćdziesięciu badaniom nad kluczowymi czynnikami efektywności zespołów wirtualnych, obejmującym ponad 4000 osób. Zdefiniowali oni efektywność jako połączenie wydajności wirtualnego zespołu i zadowolenia jego członków. W ich ocenie kluczowe dla sukcesu są: komunikacja i koordynacja działań oraz kompetencje społeczne (spójność zespołu i budowanie relacji).

Skuteczne zespoły wirtualne są dobre w utrzymywaniu więzi społecznych podczas wykonywania pracy. Koordynacja zadań odgrywa kluczową rolę w działaniu wirtualnego zespołu. Dobra komunikacja ma zasadnicze znaczenie dla spójności zespołu i budowania relacji, co z kolei może poprawić sposób, w jaki zespół koordynuje swoją pracę.

Skuteczna komunikacja to jakość, a nie tylko ilość. Dla zespołów wirtualnych oznacza to znalezienie sposobów na wyjście poza tekst wiadomości e-mail, aby bardziej bezpośrednio zaangażować członków grupy. Badacze sugerują, że w szczególności nowe zespoły wirtualne powinny koncentrować się na komunikacji już w trakcie tworzenia grupy. Komunikacja jest ważna w zakresie wzmacniania czynników społecznych, budowania relacji i spójności zespołu, które tworzą środowisko społeczne służące osiągnięciu celów.

Koordynacja, czyli dzielenie się celami i utrzymanie koncentracji zespołu, jest silnie związana z wynikami. Wirtualne zespoły, które nie działają zbyt skutecznie, jak twierdzi zespół naukowców, powinny przyjrzeć się temu, czy wydajnie i skutecznie zarządzają swoimi zasobami i procesami.

Praca w wirtualnych zespołach, ma swoje korzyści i ograniczenia. Z badań wiemy, jak zmniejszyć te zagrożenia. Wydaje się, że pracownik zyskuje najwięcej: oszczędza na dojazdach, może pracować w dogodnych dla siebie godzinach, ma większą satysfakcję z pracy i tylko jeden problem. Jest cały czas w pracy i świata bożego poza własnym domem nie widzi. No, chyba, że poleci na Barbados.

Praktyczny przewodnik: jak zwiększyć efektywność pracy wirtualnych zespołów?
(wskazówki opracowane na podstawie szeregu rzetelnych badań – metaanaliz)

1. Stwórz strukturę i normy wirtualnego zespołu.

2. Wprowadź codzienne „pogawędki”, krótkie zebrania, w celu przeglądu właśnie zakończonych zadań, aktualnych problemów oraz możliwości usprawnienia pracy zespołowej. Sprawdzaj, jak możesz jeszcze lepiej przydzielić zasoby i ulepszyć procesy zespołowe.

3. Zorganizuj bezpośrednie spotkania członków zespołu, zwłaszcza przed rozpoczęciem projektu. Może to wytworzyć bliższą więź w zespole i pomóc w zapobieganiu nieporozumieniom i minimalizowaniu konfliktów po utworzeniu wirtualnego zespołu.

4. Angażuj się w takie działania, jak wirtualne wspólne przerwy na kawę, aby nadrobić zaległości w sprawach niezwiązanych z pracą. Może to pomóc utrzymać więzi społeczne w zespole.

5. Dbaj o skuteczną komunikację, żeby była precyzyjna i jasna (brak nieporozumień) oraz zwięzła (maksimum informacji, minimum słów).

6. Stwórz członkom zespołu okazje do spotykania się od czasu do czasu w celu budowania relacji. Następnie pozwól im spędzić pierwsze 2 minuty spotkania online na rozmowie o życiu, a nie tylko o pracy.

7. Przedstaw innym umiejętności i wiedzę każdego członka zespołu w odniesieniu do pełnionej roli. Podczas spotkań pozwól poszczególnym osobom „pokazać i opowiedzieć”, czyli wyjaśnić wynik swojej pracy i sposób wykonania zadania.

8. Dokumentuj interakcje członków zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu w dowolnym momencie mogą łatwo przypomnieć sobie, co zostało zrobione, kiedy i przez kogo! Tak jak wszyscy z zespołu, dotrzymuj obietnic, terminów i przestrzegaj norm zachowania, na które zgodził się cały zespół.

9. Jasno informuj, kto za jakie zadanie odpowiada.

10. Wymieniaj się informacjami z innymi liderami i członkami zespołu.

11. Zbuduj pozycję lidera transparentnego, godnego zaufania. Pomoże ci w tym częste angażowanie się w otwarte interakcje z członkami zespołu. Używaj narzędzi do pracy zdalnej, aby często komunikować się i wymieniać informacjami z innymi.

12. Zapewnij członkom zespołu wirtualnego możliwość ponownej współpracy – zaufanie i relacje będą się rozwijać z czasem.

Tomasz Nowak, Tomasz Reda

Zapytaj o szkolenia menedżerskie dla swojej firmy. Kliknij i dowiedz się więcej.

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.