Jak napisać profesjonalną wiadomość autorespondera? Jakie informacje powinien zawierać autoresponder? Jak go zredagować? Może warto wpleść trochę humoru i wątki osobiste, by zbudować relację z nadawcą? Co wynika z badań?

Scena u mechanika w filmie Stanisława Barei „Brunet wieczorową porą” może wywoływać uśmiech mimo upływu lat. „Nie przyjmujemy dzisiaj: już po godzinach, a w dodatku wolna sobota jest” – mówi mechanik samochodowy Pan Jurek. „Nieee, ale ja tylko…” – nieśmiało próbuje wtrącić swoją prośbę prześladowany przez proroctwo cyganki Michał Roman. „Ale, kochany. Nie ma żadne <tylko>! Nic! Żadnej roboty nie wezmę, nie wiem, nie znam się, nie orientuję się, zarobiony jestem!” – kategorycznie zamyka temat mechanik.

W czasach, gdy korespondencja e-mailowa nie istniała trzeba było informować o dniu wolnym od pracy czy urlopie ustnie, albo za pomocą wywieszonej na drzwiach kartki. Dziś w tym celu używamy podłączonego do programu pocztowego autoresponedera. Forma informowania o dniu czy dniach nieobecności też uległa zmianie. Dziś reakcja Pana Jurka mogłaby nie znaleźć uznania w oczach twoich szefów czy klientów.

Pierwszy autoresponder

Autoresponder to program komputerowy, który wiadomość e-mail wysyła automatycznie w odpowiedzi na informację, która wpada do twojej skrzynki pocztowej. Pierwsze autorespondery powstały, aby poinformować, że „twoja wiadomość e-mail nie mogła zostać dostarczona, ponieważ…”. Dzisiejsze mają znacznie więcej pożytecznych funkcji, choć, przynajmniej tak nam się wydaje, najczęściej korzystasz z nich, aby poinformować, że nie ma cię w pracy.

Automatyczną cyfrową odpowiedź jako pierwszy zaproponował Microsoft załączając ją do firmowego systemu poczty e-mail Xenix pod koniec lat 80 XX wieku. Wówczas uważana była za dziwactwo i ekstrawagancję. Dziś to standard, z którego korzystają prawie wszyscy. Zdarza się, że pojawia się problem jak zredagować automatyczną wiadomość zwrotną, bo w niewielu firmach istnieje standard tworzenia autorespondera.

Zabawne autorespondery

Portal InnPoland przytacza historię Marka, menadżera w warszawskiej firmie, który ustawił zabawną informację, o tym, że przez tydzień nie będzie go w biurze. Ktoś poczuł się dotknięty i postanowił odpowiedzieć na e-mail autorespondera. „Dowiedziałem się wtedy, że na moim stanowisku już nie wypada pisać śmieszkowatych wiadomości.” Okazało się, że odejście od śmiertelnej powagi korporacji może być problemem.

Dotarliśmy do autoresponderów stworzonych przez pracowników z warszawskich korporacji. Jan  napisał np. tak: „Dzięki za wiadomość! Aktualnie jestem w trybie <Odkryj świat> i nie będę mógł odpowiedzieć na Twój email aż do [25.08.2023 r]. Jeśli to pilne, spróbuj mnie złapać za pomocą dymnych sygnałów lub lampy Morse’a. W przeciwnym razie odpowiem, jak tylko wrócę do cywilizacji!”  Inny pracownik firmy z branży technologicznej tak zredagował autorespondera „Cześć! Jestem obecnie offline i przebywam w odciętej od technologii kapsule czasu, testując, jak to jest żyć bez Internetu. Jeśli to pilne, proszę o przesłanie wiadomości przez tajny system teleportacji. Jeśli nie masz do tego dostępu, poczekaj cierpliwie, aż wrócę online dnia [14.07.2023 r.]

Autorespondery w badaniach

Jak wynika z badań Microsoftu przeprowadzonych na grupie 1000 pracowników wynika, że dla 77 procent z nich zabawna odpowiedź nie jest problematyczna, bo oznacza początek wakacji, ale zawsze zostaje 23 procentowa grupa obruszonych tonem żartobliwym. Dlatego też bezpieczniej jest pisać odpowiedź rzeczowo. Należy w niej bez zbędnych ozdobników zawrzeć najważniejsze informacje, takie jak data rozpoczęcia i zakończenia urlopu oraz dane kontaktowe do osoby, która cię zastępuje. Nikt nie będzie miał z tym problemu, jeśli ton automatycznej odpowiedzi będzie wręcz oschły.

Najlepiej unikaj sugestii, aby szukać cię na plaży czy śledzić w portalach społecznościowych. Trzech na dziesięciu respondentów ankiety Microsoftu zgłosiło, że czuje zazdrość w przypadku otrzymania informacji, że inni spędzają wakacje w tropikach. Odbieganie od tematu, dygresje czy cytaty sławnych postaci też mogą być źle odebrane. Twojego rozmówcę interesuje, kiedy wrócisz do pracy, a nie czy siedzisz nad miską prażonych świerszczy w Bangkoku, wędkujesz w Nieporęcie, czy w ramach urlopu malujesz garaż.

Jak zredagować profesjonalny autoresponder?

Bądź konkretna/konkertny. Odbiorcy wiadomości nie interesuje gdzie surfujesz na desce, a raczej kiedy wrócisz i weźmiesz się w końcu do roboty.

Wyznacz zastępstwo. Nie rób niepotrzebnego zamieszania. Wyznacz jedną, najwyżej dwie osoby, z którymi można skontaktować się w sprawach zawodowych w czasie twojej nieobecności. Podaj ich adresy e-mailowe i/lub numery telefonów służbowych.

Nie dowcipkuj. To może być źle odebrane i wywołać irytację albo zazdrość. Przecież każdy lubi wakacje, ale ktoś musi teraz pracować.

Sprawdź błędy. W dobie autouzupełniania bądź szczególnie czujny. Wesprze cię wbudowany słownik. Pamiętaj, że jeśli zechcesz napisać „najsensowniejszy będzie kontakt z moim zastępcą”, komputer może zrobić z tego Mimo upływu lat najseksowniejszy” i nikt nie wie czym się kieruje wprowadzając tę zmianę.

Zapowiedz urlop. Na dwa tygodnie przed urlopem dodaj do swojej stopki e-mailowej informację od kiedy do kiedy nie będzie cię w pracy. Wtedy osoby, z którymi współpracujesz nie będą zaskoczone, że nagle w trakcie wymiany wiadomości pojawi autoresponder. Zapowiadanie z wyprzedzeniem swojej nieobecności pomaga efektywniej innym planować swoją pracę.

Skorzystaj z AI. Napisz konkretnego prompta w stylu „Pracuję w firmie X w dziale zajmującym się…Idę na urlop w terminie… Będzie mnie w tym czasie zastępować…Stwórz treść autorespondera.

Autorespondery to nie tylko programy, które informują o twojej nieobecności. Najczęściej spotykasz się z nimi robiąc zakupy w sklepach internetowych, gdy sprzedawca prosi cię o adres e-mailowy w zamian za rabat. Gdy go wpiszesz, twoja skrzynka otworzy się na informacje handlowe, które zaczną płynąć szerokim strumieniem. Jeśli zechcesz wykorzystać tę funkcjonalność programu w swojej pracy musisz pamiętać, że łatwo jest przekroczyć subtelną granicę między pożądaną informacją handlową, a znienawidzonym spamem.

Wpisanie adresu poczty elektronicznej na stronie sprzedawcy wiąże się także z całą serią korespondencji dotyczącej nie tylko zakończenia procesu zakupu, przelewu czy informacji, gdzie znajduje się przesyłka. Gdy to ty jesteś sprzedawcą autoresponder zwalnia cię z konieczności odpowiadania na pytania klienta dotyczące procesu sprzedaży. Automat wyśle e-maile, a ty możesz w tym czasie napić się kawy.

Autorespondery służą także do wysyłania klientom wiadomości powitalnych w związku z zapisaniem się na subskrypcję biuletynu, programem członkostwa lub organizacją np. wyjazdu. Praktyczną funkcją jest zapewnianie natychmiastowego wsparcia i informacji przez całą dobę bez jakiejkolwiek interwencji człowieka. Ludzie otrzymują odpowiedź zanim zdążą zadać pytanie. To powoduje, że czują się zaopiekowani, a ty nie musisz odpowiadać na kolejne e-maile. Ma w tym udział oczywiście sztuczna inteligencja.

Najważniejsze korzyści autoresponderów

Autorespondery to automaty, które pracują za ciebie i nigdy nie odpoczywają. Generalnie używanie ich niesie same korzyści. Oto najważniejsze:

1.Oszczędność czasu. Autorespondery pozwalają zautomatyzować kampanie e-mailowe oszczędzając czas i wysiłek. Po skonfigurowaniu mogą automatycznie wysyłać wcześniej napisane e-maile do subskrybentów w określonych odstępach czasu lub w odpowiedzi na określone czynniki wyzwalające.

2. Większe zaangażowanie. Wysyłając ukierunkowane i spersonalizowane e-maile do subskrybentów, autorespondery mogą pomóc zwiększyć zaangażowanie i interakcję z odbiorcami. Może to prowadzić do wyższych współczynników otwarć, klikalności i ostatecznie większej liczby konwersji.

3. Lepsza obsługa klienta. Autorespondery mogą być używane do wysyłania e-maili powitalnych, podziękowań lub e-maili uzupełniających po zakupie. Pomaga to stworzyć pozytywne doświadczenia klientów oraz budować zaufanie i lojalność wśród odbiorców.

4. Skalowalność. Autorespondery umożliwiają łatwe skalowanie działań związanych z marketingiem e-mailowym. Niezależnie od tego, czy masz małą listę subskrybentów, czy dużą bazę danych, autorespondery poradzą sobie z wysyłaniem e-maili do wszystkich kontaktów bez żadnego wysiłku z twojej strony. Ułatwia to rozwój firmy i dotarcie do większej liczby odbiorców.

Autorespondery to nowoczesne narzędzia, które pozwalają oszczędzać czas i pieniądze, a przy okazji zwiększają konkurencyjność firm. Już dawno przestały być krzywo nalepioną na witrynę sklepiku czy biura kartką z informacją „Jestem na urlopie i wrócę za miesiąc”. Choć nadal zdarza się, że nawet wywieszenie kartki pracownik uznaje za zbędne. Z takim przypadkiem spotkałem się załatwiając dokumenty urzędowe na Krecie. Jedyny pracownik wydziału komunikacji w Iraklionie zamknął swoje biuro na klucz i nikt w urzędzie nie wiedział, kiedy wróci. Łącznie z jego przełożonym.

Tomasz Nowak

Zapytaj o praktyczne szkolenia menedżerskie dla pracowników swojej firmy. 

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.