Ani odwlekanie zadań (prokrastynacja), ani natychmiastowe przystępowanie do ich wykonania („efekt pilności”) może nie być efektywne – orzekli badacze behawioralni. Pierwsze zachowanie wiąże się ze stratą czasu, a drugie często z robieniem rzeczy mało ważnych tylko dlatego, że zbliża się deadline.

Jeden pracownik może potrzebować kilku dni na odpowiedź na wiadomość e-mail (prokrastynacja), a inny odpisuje tak szybko, jakby czytał wiadomość, zanim ją otrzymał („efekt pilności”). Takie zachowanie jest często nagradzane przez menedżerów. Okazuje się jednak, że taka postawa może nieść ze sobą ryzyko biznesowe i koszty alternatywne. Pracownicy bowiem koncentrują się na rzeczach mało ważnych tylko dlatego, że „goni ich termin” zaniedbując ważniejsze projekty.

Koncentracja na terminie

Bill Clinton, były prezydent Stanów Zjednoczonych, znany był ze swego spóźnialstwa i skłonności do odkładania spraw na później. All Gore mówił o nim „punktualny inaczej”. Większość rzeczy, które robił, zdarzało mu się wykonywać w ostatniej chwili – lub nieco później. Jak informuje „The Independent”, zdarzyło mu się kończyć przesłanie do narodu w drodze do Kapitolu, gdzie miało być wygłoszone. Urzędnicy gabinetu musieli wymyślać fortele chcąc zmusić go do dotrzymania terminów. Podobno oszukiwali go, że wystąpienia dla Kongresu będą miały miejsce 6 tygodni wcześniej niż faktycznie. Bez takiego deadline’u prezydent mógłby nie zdążyć z przemówieniem na czas. Nie on jeden miał problemy z punktualnością i dotrzymywaniem terminów. Marcel Proust, słynny poszukiwacz straconego czasu, ciągle narzekał, że brak mu woli do działania. Leonardo da Vinci na łożu śmierci miał przepraszać za niedokończone dzieła, a Marc Twain ukuł powiedzenie dla osób skłonnych do odwlekania: „Nigdy nie odkładaj na jutro tego, co możesz zrobić pojutrze”.

Na czym polega prokrastynacja – „zrobię to później”

Wielu pracowników zna to z własnego doświadczenia. Gdy pojawia się niezbyt przyjemne i ekscytujące zadanie do wykonania, to robimy wszystko, by odwlec je w czasie. A to zerkamy w smartfona, później herbata, muzyka, może kanapka, ważna rozmowa telefoniczna, płatność za zaległy rachunek, jeszcze raz smartfon, bo przyszła jakaś wiadomość, chwila na Facebooku i w zasadzie dziś już nie ma co się brać za pracę. Przecież jutro też jest dzień. Takie odwlekanie i przekładanie na później dorobiło się badań na swój temat i trudnej naukowej nazwy. To prokrastynacja. Wszyscy ją bardzo dobrze znamy. Jej powody mogą być różne, choć naukowcy zwykle wiążą ją ze złym postrzeganiem czasu i słabą samoorganizacją.

Zrobię to teraz

Istnieje też drugi typ osób. To takie, które realizują swoje zadania niezwykle szybko. Jakby poznały polecenie przed jego otrzymaniem. Psycholog David A. Rosenbaum, wraz z zespołem, odkryli i opisali to zjawisko. Nazwali je przed-krastynacją (pre-crastination). Dotyczy ono ludzi, którzy spieszą się, aby załatwić wszystkie sprawy, nawet jeśli muszą  włożyć w to dodatkowy wysiłek. Naukowcy stwierdzili, że nawyk ten nie tylko odzwierciedla zwykły pośpiech czy dążenie do natychmiastowego zaspokojenia potrzeb, ale także zmniejsza zapotrzebowanie na zasoby umysłowe.

Eksperyment z wiadrami

Badanie wymyślone przez Rosenbauma polegało na zbadaniu kompromisów między ciężarem przedmiotu a odległością, na jaką ludzie byli skłonni go nosić. W eksperymencie ustawiono dwa puste wiadra i poproszono studentów o przeniesienie jednego z nich do końca alejki. Jedno stało blisko końca alejki, a drugie na jej początku. Uczestnikom powiedziano, aby wybrali to wiadro, które wydawało się najłatwiejsze do przeniesienia. Naukowcy spodziewali się, że większość wolontariuszy wybierze przedmiot stojący na końcu, ponieważ będą musieli pokonać krótszy dystans. Eksperymentatorzy byli bardzo zaskoczeni, ponieważ większość uczestników wybrała wiadro stojące na początku. Następnie przeprowadzono wywiad, z którego wynikało, że studenci wybrali bliższe wiadro, bo chcieli jak najszybciej wykonać zadanie. To było bez sensu. Punkt startowy był dla wszystkich ten sam, dystans do pokonania również. Wybór wiadra był bez znaczenia dla pracy, którą należało wykonać.

Odhaczanie zadań z listy

Naukowcy postanowili zmienić warunki. Przeprowadzili różne warianty tego badania. Ustawiali tylko wiadra pełne, albo puste, bądź na przemian jedno pełne, drugie puste. Nie miało to znaczenia. Za każdym razem uczestnicy eksperymentu korzystali z tego samego schematu i przenosili bliższe wiadro, czyli korzystali z pierwszej szansy zakończenia zadania, mimo że wymagało to noszenia wiadra na większą odległość.

Zespół Rosenbauma sugeruje, że przed-krastynacja umożliwia ludziom zmniejszenie pewnej formy dysonansu poznawczego. Mamy, na przykład, do wypełnienia kwartalny raport sprzedaży, który musi być złożony w odpowiednim terminie. Jeśli przygotujemy go szybko, przestaje nas obciążać i możemy go skreślić z listy rzeczy do robienia. W przeciwnym razie wisi nad nami jak miecz Damoklesa. Może to być szczególnie silna motywacja w miejscu pracy.

Na czym polega „efekt pilności”

Christopher Hsee z Uniwersytetu Chicagowskiego wraz z Meng Zhu z Uniwersytetu Johna Hopkinsa również badali efekty wiązane z przed-krastynacją, w tym wpływ, jaki zbliżające się terminy mogą mieć na osąd i podejmowanie decyzji przez daną osobę. Odkryli oni pewne zjawisko, które nazwali „efektem pilności”. Koncepcja ta utrzymuje, że gdy ludzie czują, że mają ograniczoną ilość czasu na wykonanie trywialnego zadania, koncentrują się na nim kosztem ważniejszych projektów i jest to istotne bez względu na dzielącą je przepaść. Może dotyczyć to, na przykład, pracownika, który spieszy się z dostarczeniem rutynowego raportu (poprawiając literówki i błędy ortograficzne), zamiast pracować na rzecz zawarcia lukratywnej umowy z dużym klientem.

„Miej proporcje, Mocium Panie”. To zdanie z Zemsty Aleksandra Fredry wydaje się mieć pierwszorzędne znaczenie w organizacji czasu pracy. Żadna z postaw, ani prokrastynacja, czyli tendencja, utożsamiana z odwlekaniem, opóźnianiem lub przekładaniem czegoś na później, ani przed-krastynacja, czyli przed terminem i ponad plan, nie jest idealna w środowisku pracy. Pierwsza prowadzi do przeciekania czasu przez palce, druga nie pozwala na wyważenie wagi spraw.

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia z zarządzania sobą w czasie dla pracowników swojej firmy.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tu informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.