Jak stworzyć dobrą listę kontrolną? Na co zwrócić uwagę? Jakie korzyści daje używanie listy kontrolnej? Wyniki badań eksperymentalnych są jednoznaczne. Niezmienne od dziesięcioleci. Oto przepis na praktyczne listy kontrolne (checklists).

W firmowych i publicznych toaletach możesz zauważyć kartki z precyzyjnymi wskazówkami jak myć ręce. Zainteresowanie i analiza, tak codziennej czynności, jak mycie rąk, pojawiły się w wyniku pandemii Covid-19. Na kolejnych obrazkach widzisz, jak namydlić całe dłonie, rozprowadzić detergent między palcami, po wierzchu dłoni, przy paznokciach, a na końcu spłukać i osuszyć. Ile minut przeznaczyć na całą operację. Dla wielu organizacji było to pierwsze narzędzie zwiększające bezpieczeństwo pracy. Kartki te stanowią listę kontrolną (ang. checklist) pozwalającą, w tym przypadku, na kontrolę rutynowej czynności. Zapewnia ona właściwą kolejność oraz ogranicza możliwość pominięcia istotnego etapu postępowania. W przypadku mycia rąk proces nie jest skomplikowany, ale pominięcie któregoś etapu może w konsekwencji doprowadzić do choroby.

Z listą kontrolną na wojnie

Pierwsze listy kontrolne wprowadzono najprawdopodobniej w czasie II Wojny Światowej w amerykańskim lotnictwie. Po prostu obsługa bombowców B-17 była tak skomplikowana, że piloci zapominali o przeprowadzaniu kluczowych czynności przed startem. Liczba wypadków spadła, więc checklisty stały się tam obowiązkowe. Skoro pilotom pomaga lista kontrolna, czemu miałaby nie sprawdzić się w innych zawodach?

Według szacunków zespołu Atula Gawande chirurga i endokrynologa, autora książki „Potęga checklisty”, opublikowanych w „The Lancet”, co roku na świecie odbywa się około 234 milionów poważnych operacji. Miliony pacjentów cierpią z powodu infekcji, urazów i innych możliwych do uniknięcia powikłań. Około milion z nich umiera.

Lista kontrolna w WHO

Atul Gawande, który pracuje w Brigham and Women’s Hospital w Bostonie oraz w Dana Farber Cancer Institute, występował jako lider inicjatywy WHO „Bezpieczna chirurgia ratuje życie”. Stwierdził na podstawie swoich badań, że „zastosowanie listy kontrolnej zmniejsza o połowę liczbę przypadków, w których nie udało się zapewnić sześciu podstawowych standardów chirurgicznych”. Na potwierdzenie swoich słów podał statystykę, z której wynika, że „w Afryce Subsaharyjskiej śmierć w wyniku znieczulenia występuje w 1 przypadku na 150 operacji, podczas gdy w Stanach Zjednoczonych wskaźnik ten wynosi 1 na 200 000”. Według Gawande chirurgiczna lista kontrolna ratuje życie, ponieważ dzięki niej zespół chirurgiczny przestrzega standardowych procedur operacyjnych. Taka lista została wprowadzona przez Światową Organizację Zdrowia (WHO) w 2008 roku. Badania potwierdzają skuteczność: zgony spadły o ponad 40 procent, a powikłania o jedną trzecią.

Lista kontrolna ratuje życie

Wartość list kontrolnych w medycynie potwierdzają pionierskie badania Petera Pronovosta, anestezjologa i lekarza zajmującego się opieką krytyczną w amerykańskim Johns Hopkins University Medical School, który opracował prawdopodobnie pierwszą listę kontrolną w medycynie. Przeprowadził badania w 100 szpitalach w Michigan. Wyniki były porażające. W przypadku 3 pacjentów na 10 zespoły chirurgiczne pomijały jeden z pięciu podstawowych kroków: umycie rąk, oczyszczenie miejsca wkłucia (badanie dotyczyło zakładania dożylnego dojścia centralnego), obłożenie pacjenta jałowymi chustami, założenie czapki chirurgicznej, rękawiczek i fartucha oraz sterylnego opatrunku. Aby temu zapobiec, Pronovost stworzył prostą checklistę. Po 15 miesiącach jej stosowania, szpitale „obniżyły swój wskaźnik zakażeń z 4 procent przypadków do zera, ratując 1500 istnień ludzkich i prawie 200 milionów dolarów” – powiedział Gawande.

Listy kontrolne w biznesie

Stosowanie list kontrolnych jest ważne nie tylko w lotnictwie czy medycynie, ale też w biznesie. Wszyscy mamy powtarzające się zadania, które muszą być wykonane ponownie, i ponownie, i ponownie… Czy nigdy nie pomijasz jakiegoś etapu? Udowodniono, że listy kontrolne pomagają w zarządzaniu zadaniami, zmniejszają liczbę błędów, utrzymują spójność, zwiększają efektywność i zapewniają wykonanie wszystkich kroków w ramach zadania. Są szczególnie przydatne w przypadku powtarzających się, monotonnych czynności.

Lista kontrolna to nie lista rzeczy do zrobienia

Lista kontrolna nie jest tym samym, co lista rzeczy do zrobienia. Jakie są różnice? Lista kontrolna to seria kroków, które zostały opracowane do zarządzania powtarzającymi się zadaniami i procesami. Często jest listą czynności z okienkami do „odfajkowania”. Lista rzeczy do zrobienia jest o wiele bardziej doraźna. To impuls dla twojej ograniczonej pamięci, który pozwala zapamiętać, dajmy na to, że trzeba kupić bagietkę na śniadanie, albo karmę dla kota. Przepisy kulinarne, to też lista kontrolna. Weźmy dla przykładu zupę. Lista rzeczy do zrobienia to składniki, które musisz zgromadzić do jej przyrządzenia. Natomiast lista kontrolna, to wszystkie ruchy niezbędne do ugotowania potrawy: weź garnek – „odfajkowane”, nalej wody – „odfajkowane”, pokrój boczniaki – „odfajkowane”, włóż boczniaki do garnka z wodą – „odfajkowane” itd.

Listy kontrolne możesz tworzyć dla siebie, jak i swojego zespołu. Koniecznie w wersji pisemnej. Badania wykazały, że listy kontrolne układane w wyobraźni i przechowywane jedynie w pamięci, są mniej skuteczne niż pisemne.

Listy kontrolne do prostych i złożonych procesów

Listy kontrolne sprawdzają się nie tylko w prostych, powtarzalnych czynnościach. W złożonych procesach są równie przydatne i skuteczne. Lista kontrolna może dotyczyć procesu wymiany informacji między działami, pracownikami, podwykonawcami. Może na przykład szczegółowo określać, kto z kim ma porozmawiać, kiedy i o jakim aspekcie projektu. Kto i komu musi przedstawić określone informacje, zanim projekt przejdzie do kolejnej fazy. Listy kontrolne gwarantują, że nikt w firmie nie pominie żadnej czynności i każdy z każdym omówi oraz rozwiąże wszystkie pojawiające się problemy. Listy kontrolne sprawdzają się wszędzie tam, gdzie przyczyną błędów są problemy z wymianą informacji.

Lista kontrolna w amerykańskim szpitalu im. Johnsa Hopkinsa przewiduje odbycie choćby minutowej rozmowy z resztą zespołu przed rozpoczęciem zabiegu. Jest też punkt mówiący, by członkowie zespołu operacyjnego zwracali się do siebie po imieniu.

Listy kontrolne przynoszą satysfakcję

Jeśli w firmie nie ma wytycznych lub procedur, możliwe jest, że niektóre kroki w procesie działania zostaną pominięte. Może to być spowodowane tym, że osoba jest rozproszona lub po prostu zapomniała. Lista kontrolna lub oprogramowanie (np. Microsoft Planner) do tworzenia list kontrolnych może ograniczyć tego typu błędy. Listy kontrolne są skuteczne i łatwe w użyciu. Powodują one, że łatwo jest ustalić priorytety zadań. Motywują też ludzi do podejmowania działań i ich kończenia. „Odfajkowanie” zadania może przynieść satysfakcję. W końcu kolejna sprawa załatwiona, a lista robi się krótsza. To przyspiesza realizację kolejnych punktów, a co za tym idzie, skraca proces. Przy znacznie mniejszej liczbie błędów pozwala na osiągnięcie znacznie większej ilości rzeczy w ciągu dnia.

Ta automatyzacja procesów powoduje, że powtarzające się zadania przestają obciążać twoją pamięć. To daje szansę na zwiększenie kreatywności. Zmniejsza też stres. Pozwala też na większą łatwość w delegowaniu zadań.

Przepis na dobrą listę kontrolną

• Zadbaj o precyzję i jednoznaczność.
• Zmieść listę kontrolną na jednej stronie A-4. Ma być krótko i zwięźle.
• Zawrzyj od 5 do maksymalnie 9 pozycji, gdyż takie są granice pamięci roboczej człowieka.
• Przypomnij tylko o wykonaniu najważniejszych czynności, których pominięcie spowoduje największe zagrożenie. Lista kontrolna nigdy nie zastąpi instrukcji obsługi, czy szczegółowej procedury.
• Zadbaj o czytelność: prosty krój czcionki (np. Helvetica lub Verdana) i nie używaj zbyt wielu kolorów. Nie stosuj WERSALIKÓW.
• Testuj i poprawiaj.  

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia z rozwoju osobistego dla pracowników swojej firmy.

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju”. Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.