Zmniejszenie liczby firmowych spotkań online to oszczędność czasu i pieniędzy oraz szansa na wzrost efektywności – wynika z badań eksperymentalnych. Jak przeprowadzić efektywne spotkanie online? Poznaj zasady profesjonalnych zebrań wirtualnych.  

Polski Kodeks Pracy definiuje pojęcie pracy zdalnej. Opisuje kto i na jakich zasadach może wypełniać ten rodzaj obowiązków służbowych. Określa też warunki, miejsce pracy, procedury bezpieczeństwa i ochrony danych, a także zasady BHP. Nie zawiera jednak zasad spotkań firmowych. Niezależnie, czy odbywają się zdalnie, czy stacjonarnie w korporacyjnym biurze.

Miliony na spotkania firmowe

Tymczasem jak informują badacze eksperymentalni, spotkania nie tylko niepotrzebnie obciążają pracowników, ale często są obojętne dla wyniku finansowego firmy, a czasem wręcz przeszkadzają w jego osiągnięciu. Z badań przeprowadzonych przez Stevena Rogelberga, profesora nauk organizacji pracy na Uniwersytecie Północnej Karoliny w Charlotte wynika, że spotkania firmowe kosztują dziesiątki milionów dolarów rocznie.

Na podstawie analizy wywiadów przeprowadzonych z pracownikami firm różnych branż, od prawniczych po technologiczne, prof. Rogelberg wyliczył, że gdyby organizacje zrezygnowałyby ze spotkań, w ich budżetach pozostałoby sporo pieniędzy. Firmy, z którymi naukowiec przeprowadził wywiady, wynika, że zmarnowały średnio około 25 tys. dolarów na pracownika, wysyłając go na niepotrzebne meetingi i nasiadówki.Natomiast analiza ponad 19 milionów spotkań przeprowadzonej przez psycholog prof. Lindę A. LeBlanc z Western Michigan University i dr Melissę R. Nosik z firmy Behavior Analyst Certification Board zajmującej się m.in. badanami behawioralnymi wykazała, że Brytyjczycy spędzają średnio dwie godziny tygodniowo na bezsensownych spotkaniach. Oznacza to stratę ponad 140 milionów dni produktywności rocznie i koszty finansowe w wysokości ok. 45,5 miliarda funtów. 

E-mail i newsletter zamiast spotkania

Niepotrzebne spotkania, to te, które mogłyby się nie odbyć, gdyby informacje docierały do pracowników na bieżąco, na przykład za pomocą newslettera albo e-maila. „Ograniczenie niepotrzebnego uczestnictwa w spotkaniach nie tylko zmniejszyłoby obciążenie pracowników i zwiększyło efektywność organizacyjną, ale także pomogło firmom drastycznie obniżyć koszty” – pisze prof. Rogelberg.

Tymczasem w niektórych firmach spotkania na każdy, nawet najbardziej błahy temat, mają się dobrze. Czy są marnotrawieniem czasu? A może przyczyniają się do zwiększenia efektywności? Wszystko wskazuje na to, że tylko spotkanie, które jest dobrze zaplanowane, z agendą, odpowiednią liczbą uczestników, dobrymi narzędziami i odpowiednimi ramami czasowymi może być efektywne. Oznacza to, że wirtualne spotkania również wymagają starannego planowania.

Kamera wideo i dobry zestaw głośnikowy

Największym wyzwaniem podczas wirtualnych spotkań jest brak widocznej mowy ciała. Gdy widzisz tylko twarz rozmówcy, trudno jest ci odebrać sygnały poza werbalne. Według Nilsa Brede Moe, naukowca z niezależnej organizacji badawczej SINTEF z siedzibą w Trondheim w Norwegii, użycie wideo i dobrego zestawu słuchawkowego jest przy takim spotkaniu niezbędne.

Kolejnym wyzwaniem jest utrzymanie uwagi wszystkich uczestników spotkania online. Kiedy siedzisz przed ekranem komputera, łatwo możesz stracić koncentrację. Zwłaszcza jeśli spotkanie trwa długo lub czujesz, że poruszane wątki są dla ciebie nieistotne. Viktoria Stray, pracownik naukowy SINTEF, twierdzi, że radą na przywrócenie uwagi i koncentracji jest używanie humoru oraz okazywanie wsparcia, które stymuluje pozytywne zachowania. Stray uważa, że tendencja do wkładania mniejszego wysiłku, gdy jest się w grupie, wzrasta wraz z liczbą uczestników (efekt rozproszonej odpowiedzialności) i stopniem anonimowości. „Uczestnicy, którzy zabierają głos na wczesnym etapie spotkania, są bardziej skłonni do aktywności w późniejszym czasie. Zacznij więc od prostej, nieformalnej procedury sprawdzania: co się udało wczoraj lub co ludzie postrzegają jako cel obecnego spotkania?” – doradza naukowczyni.

Spotkania ad hoc

W świecie online trudno jest się spotkać przypadkowo. Gdy jesteś w biurze, często najwięcej decyzji podejmujesz podczas nieformalnych rozmów przy ekspresie z kawą. Tego nie da się odwzorować wirtualnie. Dlatego tak ważny jest sposób prowadzenia spotkań online. Na spotkaniu online siedzisz w jednym miejscu i tylko przełączasz się między kolejnymi zebraniami, często bez przerw. W efekcie jesteś zmęczony, także całodziennym patrzeniem się w monitor komputera. Badanie przeprowadzone przez profesorkę psychologii Catharine Fairbairn z University of Illinois Urbana-Champaign wykazało, że im więcej osób wpatruje się w siebie podczas rozmowy na czacie, tym bardziej pogarsza się ich nastrój. Naukowcy podkreślają więc, że powinniśmy wybierać pewne spotkania, a inne opuszczać, bo uczestnictwo w dużej liczbie meetingów jest zbyt męczące.

9 zasad efektywnego spotkania online

Naukowcy SINTEF, podczas prowadzenia badań nad spotkaniami wirtualnymi, przygotowali kilka wskazówek, które mogą je usprawnić:

1. Zaproś jak najmniej osób i wyraźnie zaznacz, czyj udział jest opcjonalny. Im więcej uczestników, tym krótszy czas, w którym każdy z nich może być aktywny. 12 osób to granica powyżej, której uczestnicy przestają być zadowoleni.

2. Wcześniej udostępnij link do spotkania. Chodzi o to, żeby uczestnicy mogli spokojnie przetestować dźwięk i obraz przed jego rozpoczęciem.

3. Unikaj spotkań statusowych. Ten rodzaj spotkań może być uznany za przydatny przez menedżerów. Pozostali pracownicy są przekonani, że to strata czasu. Można je zastąpić spotkaniami jeden na jeden lub krótkimi pisemnymi aktualizacjami w projekcie.

4. Korzystaj z kamery wideo, ponieważ umożliwia to dostrzeżenie mowy ciała, utrudnia uczestnikom wielozadaniowość i sprzyja utrzymaniu koncentracji.

5. Gdy prowadzisz spotkanie bądź aktywny. Zwracaj się do uczestników po imieniu. Angażuj wszystkich, którzy zdecydowali się połączyć.

6. Korzystaj z funkcji i narzędzi wideo. Podczas spotkania wideo może być trudno się odezwać, nie przerywając mówcy. Z tego powodu należy równolegle korzystać z funkcji czatu.

7. Organizuj krótsze spotkania. Z obserwacji wynika, że często praca rozrasta się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie. Jeśli przeznaczysz na spotkanie godzinę, właśnie tyle będzie trwało.

8. Na początku spotkania poinformuj wszystkich, że można się wylogować, jeśli czują, że nie wnoszą nic nowego lub niczego się nie uczą. Nie wyciągaj konsekwencji, jeśli zrezygnują!

9. Oceniaj spotkania i ich kulturę. Wyciągaj wnioski i poprawiaj jakość.

Jednym z największych zagrożeń dla spotkań online, którego nie biorą pod uwagę naukowcy, jest kiepska łączność online, dzieci rozrabiające w mieszkaniu czy to, że na spotkaniu pojawiasz się w idealnie wyprasowanej koszuli i spodniach od piżamy.

Kompletnie może zdewastować nastrój i sens dalszego kontynuowania rozmów przez komunikator wideo współmałżonek, albo inny domownik, który przechadza się, przecierając zaspane oczy za twoimi plecami w samym dessous, nie zdając sobie sprawy, że właśnie bierze udział w międzynarodowej konferencji.

Tomasz Nowak

Zapytaj o szkolenia menedżerskie dla pracowników swojej firmy.

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju”. Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.