Biura typu open space oprócz ograniczenia kosztów miały promować otwartą komunikację i ożywioną współpracę. Jak jest w rzeczywistości? Jeśli jesteś menedżerem odpowiedzialnym za organizację pracy biura to zainteresują Cię wyniki badań na temat efektywności pracy w open space. 

W 2015 roku Chris Nagele, współzałożyciel firmy technologicznej Wildbit z Filadelfii, opisał decyzję, która szła pod prąd popularnej wtedy modzie. Zamiast projektować kolejne otwarte biuro, Wildbit postawił na prywatne pokoje, sale do rozmów, przestrzeń wspólną i dużą kuchnię. 

Zespół Wildbit przez lata działał głównie poza biurem, a wspólna przestrzeń miała pomagać w kontakcie, współpracy i integracji. Szybko okazało się jednak, że otwartość nie zawsze wzmacnia komunikację. Pracownicy potrzebowali miejsca do koncentracji, rozmów jeden na jeden i chwilowe odcięcia się od bodźców.

Dlatego nowe biuro zaprojektowano inaczej: z prywatnymi pokojami do skupienia, salkami do rozmów, wspólną przestrzenią do kontaktu z zespołem i dużą kuchnią jako naturalnym miejscem spotkań.

To pytanie wraca dziś w wielu firmach. Jak urządzić biuro, żeby wspierało efektywność pracy w open space, a nie tylko dobrze wyglądało na wizualizacjach?

Open space miał wspierać współpracę

Idea otwartego biura przez lata brzmiała bardzo atrakcyjnie. Mniej ścian, więcej kontaktu. Mniej gabinetów, szybsza wymiana informacji. Mniej barier, silniejsza kultura organizacyjna.

Do tego dochodziły koszty. Open space pozwala umieścić więcej stanowisk na tej samej powierzchni. Dla zarządów i działów administracyjnych to bardzo konkretny argument, szczególnie przy drogich lokalizacjach.

Problem polega na tym, że architektura sama nie tworzy współpracy. Zespół może siedzieć blisko siebie i jednocześnie komunikować się gorzej. Ludzie mogą być widoczni, ale mniej dostępni mentalnie. Mogą słyszeć każdą rozmowę, ale unikać bezpośredniego kontaktu, żeby chronić resztki prywatności.

Ten paradoks dobrze pokazuje badanie z Harvardu.

W open space rozmów może być mniej

Ethan S. Bernstein z Harvard Business School i Stephen Turban z Harvard University przeprowadzili badanie dotyczące wpływu otwartej przestrzeni biurowej na współpracę. Autorzy wykorzystali sensory noszone przez pracowników oraz dane z komunikacji e-mailowej. Dzięki temu nie opierali się wyłącznie na ankietach i deklaracjach pracowników, lecz mogli śledzić realne zachowania przed zmianą biura i po niej.

Badanie objęło dwie firmy, które przechodziły z bardziej tradycyjnej aranżacji na otwartą przestrzeń. Teoretycznie taki układ miał zwiększyć liczbę rozmów i poprawić współpracę. Wynik był odwrotny. Po zmianie biura liczba interakcji twarzą w twarz spadła o około 70%, a komunikacja elektroniczna wzrosła.

Autorzy opisali to jako społeczny mechanizm wycofania. Gdy ludzie tracą prywatność, zaczynają jej szukać w inny sposób. Zakładają słuchawki, odwracają wzrok, wysyłają wiadomość zamiast podejść do koleżanki siedzącej biurko obok i przenoszą rozmowy do komunikatorów.

W praktyce open space może więc zwiększać fizyczną bliskość, ale osłabiać realną dostępność ludzi.

Hałas jest jednym z największych problemów

Drugim dużym problemem jest hałas. Najbardziej uciążliwy jest zwykle nie sam szum, lecz zrozumiała mowa: rozmowy telefoniczne, dyskusje przy biurku, szybkie pytania, śmiech, konsultacje i spotkania prowadzone zbyt blisko stanowisk pracy.

Oxford Economics w raporcie stwierdził, że pracownicy często nie mają realnych warunków do skupienia. Jeden na pięciu badanych deklarował, że hałas w biurze negatywnie wpływa na satysfakcję z pracy, a jeden na sześciu wskazywał negatywny wpływ na dobrostan.

W tym samym materiale widać też różnicę między perspektywą menedżerów i pracowników. 54% menedżerów uważa, że ludzie mają narzędzia potrzebne do radzenia sobie z hałasem i rozproszeniami. Pracownicy oceniali tę sytuację znacznie gorzej.

Podobne wnioski płyną z badań Center for the Built Environment przy University of California, Berkeley. To ośrodek badawczy działający przy University of California, który analizuje, jak budynki wpływają na komfort, zdrowie i pracę użytkowników. Analiza opinii użytkowników 600 budynków biurowych pokazała, że pracownicy open space z niskimi przegrodami albo bez przegród niemal dwukrotnie częściej zgłaszali niezadowolenie z miejsca pracy niż osoby w prywatnych, zamkniętych biurach. Najczęściej przeszkadzały im hałas, brak prywatności i trudność w skupieniu.

Najbardziej uciążliwy jest zwykle nie sam szum, lecz zrozumiała mowa. Gdy słyszysz rozmowę obok, mózg automatycznie próbuje ją przetwarzać. Center for the Built Environment wskazywało, że w badaniu siedmiu budynków biurowych nawet 72% respondentów było niezadowolonych z prywatności rozmów w miejscu pracy. 

To typowe dla wielu organizacji. Osoba, która sama ma gabinet, częściej zakłada, że słuchawki, sale spotkań i „kultura pracy” wystarczą. Osoba siedząca codziennie otoczona kilkudziesięcioma rozmowami wie, że problem nie znika od samego regulaminu.

Nowsze badania akustyczne prowadzone w 28 biurach sugerują, że w open space szczególnie uciążliwy jest brak prywatności rozmów, a nie tylko ogólny poziom hałasu.

Brak prywatności zmienia zachowanie pracowników

Open space nie tylko rozprasza. Zmienia też zachowania społeczne. Pracownik wystawiony na widok publiczny przez cały dzień zaczyna bardziej kontrolować swoje reakcje. Ogranicza spontaniczne rozmowy, unika trudniejszych tematów przy biurku, rezygnuje z pytań, które mogłyby zabrzmieć „głupio”, i częściej przenosi komunikację do kanałów elektronicznych.

To ważne dla komunikacji w zespole. Dobra współpraca wymaga nie tylko kontaktu, lecz także poczucia bezpieczeństwa, możliwości zadania pytania i miejsca na krótką, spokojną rozmowę. Otwarte biuro może ułatwiać szybkie ustalenia, ale utrudniać sprawy wymagające zaufania, koncentracji albo poufności.

Dlatego w firmach coraz częściej sprawdza się model mieszany: wspólne stanowiska, pokoje do pracy cichej, salki do rozmów, budki telefoniczne, przestrzenie projektowe i możliwość pracy zdalnej.

Open space nie jest zawsze złym rozwiązaniem

Warto uniknąć skrajności. Open space może działać dobrze przy zadaniach operacyjnych, koordynacji, dyżurach, prostych procesach, pracy wymagającej stałej dostępności albo krótkich konsultacji. Może też wzmacniać poczucie energii w zespole, szczególnie gdy biuro jest dobrze zaprojektowane akustycznie.

Problem pojawia się wtedy, gdy w jednej przestrzeni próbuje się wykonywać wszystkie rodzaje pracy: rozmowy telefoniczne, analizę danych, programowanie, pisanie raportów, obsługę klienta, spotkania projektowe i zadania kreatywne.

Różne aktywności wymagają innych warunków. Praca koncepcyjna potrzebuje ciszy. Rozmowy z klientami wymagają izolacji akustycznej. Spotkania projektowe potrzebują miejsca, w którym grupa nie przeszkadza innym. Szybka koordynacja może korzystać z bliskości zespołu.

W 2021 roku Olivia James, Paul Delfabbro i Daniel L. King opublikowali systematyczny przegląd badań porównujących open space z prywatnymi, zamkniętymi biurami. Autorzy zwrócili uwagę, że otwarte przestrzenie częściej wiązały się z problemami dotyczącymi hałasu, prywatności, rozproszeń, stresu i niższej satysfakcji z miejsca pracy. Jednocześnie nie proponowali prostego powrotu do gabinetów dla wszystkich. Wskazywali raczej na potrzebę biur projektowanych pod różne tryby pracy: współpracę, rozmowy, koncentrację i spotkania.

Właśnie dlatego rozmowa o open space powinna dotyczyć organizacji pracy, a nie tylko stylu mebli.

Jak poprawić efektywność pracy w open space?

Menedżer nie zawsze ma wpływ na architekturę biura. Może jednak poprawić sposób pracy w otwartej przestrzeni.

1. Wprowadź strefy ciszy.

Nie każde miejsce w biurze powinno służyć rozmowie. Zespół potrzebuje przestrzeni, w której można pracować bez telefonów, spotkań i krótkich pytań rzucanych nad monitorem.

2. Oddziel rozmowy telefoniczne od pracy w skupieniu.

Budki, małe salki i wyznaczone miejsca do połączeń ograniczają najtrudniejszy rodzaj hałasu: cudzą mowę.

3. Ustal zasady zadawania szybkich pytań.

Pytanie trwające 30 sekund może wybić kogoś z pracy na kilkanaście minut. Warto ustalić, kiedy wolno przerywać, a kiedy lepiej napisać wiadomość albo zebrać tematy na krótkie spotkanie.

4. Planuj pracę głęboką.

Zadania wymagające analizy, pisania, projektowania i liczenia powinny mieć chronione bloki czasu. 

5. Nie rób spotkań przy biurkach.

Rozmowa dwóch osób może być tłem dla dwudziestu innych. Krótkie konsultacje warto przenosić do salek albo stref projektowych.

6. Daj ludziom wybór miejsca pracy.

Pracownik powinien móc dopasować przestrzeń do zadania: biurko, sala, pokój cichy, home office, strefa kreatywna albo miejsce do rozmowy.

7. Mierz efekty, a nie zajętość biurek.

W open space łatwo pomylić widoczność z produktywnością. To, że ktoś siedzi przy stanowisku, nie znaczy, że pracuje efektywnie.

Jak efektywnie pracować w open space? Na pewno potrzebne są jasne zasady: kiedy rozmawiamy, kiedy chronimy ciszę, gdzie prowadzimy spotkania i jak przekazujemy ważne informacje. Dlatego rozmowa o biurze szybko prowadzi do zarządzania zespołem, komunikacji menedżerskiej i dobrze zaprojektowanych efektywnych spotkań.

Kto wie, czy w przyszłości open space’ów nie wypełnią roboty, a ludzie częściej będą pracować w domu, kawiarni, parku, na plaży, przestrzeniach coworkingowych. Gdzie kto zechce.

FAQ. Efektywność pracy w open space.

Czy open space poprawia komunikację w zespole?

Nie zawsze. Badanie Harvard Business School i Harvard University pokazało, że po przejściu na bardziej otwartą przestrzeń liczba rozmów twarzą w twarz spadła o około 70%, a wzrosła komunikacja elektroniczna.

Dlaczego open space utrudnia pracę?

Najczęstsze problemy to hałas, brak prywatności, ciągłe rozproszenia, rozmowy prowadzone zbyt blisko stanowisk pracy i trudność w wykonywaniu zadań wymagających skupienia.

Kiedy open space może działać dobrze?

Open space może działać dobrze przy zadaniach operacyjnych, koordynacji, prostych procesach i pracy wymagającej stałego kontaktu. Niezbędna jest jednak dobra akustyka, strefy ciszy i jasne zasad współpracy.

Jak ograniczyć hałas w open space?

Pomagają strefy ciszy, budki telefoniczne, salki do rozmów, zasady prowadzenia spotkań, materiały akustyczne, praca hybrydowa i ograniczenie rozmów telefonicznych przy biurkach.

Czy home office jest lepszy niż open space?

To zależy od rodzaju pracy. Home office często lepiej wspiera koncentrację, a biuro może być lepsze do spotkań, warsztatów i budowania relacji. Najlepiej działa model, który pozwala dopasować miejsce do zadania.

Te szkolenia i artykuły mogą Cię zainteresować!

Szkolenia dla firm:

• Zasady efektywnej pracy w open space
• Współpraca w zespole
• Efektywne prowadzenie spotkań i zebrań
• Rozwiązywanie konfliktów w zespole
• Odporność psychiczna w pracy
• Bezpieczeństwo psychologiczne
• Trening uważności w pracy
• Szkolenia menedżerskie
• Akademia Menedżera
• Komunikacja i korespondencja e-mailowa
• Radzenie sobie ze stresem
• Feedback – informacja zwrotna
• Komunikacja menedżerska

Artykuły eksperckie:

• Skuteczna komunikacja w zespole – najważniejsze zasady
• Jak działa skuteczny zespół? Wnioski Google.
• Praca hybrydowa – jak ją zorganizować?
• Praca zdalna utrudnia komunikację
• Jak efektywnie zarządzać wirtualnym zespołem?
• Ekonomia behawioralna – szkolenia oparte na faktach
• Jak wzmocnić odporność psychiczną?
• Konflikt w pracy może być dobry
• Sposoby na stres, lęk i zmartwienie
• Jak być szczęśliwym w pracy
• Jak przetrwać i pokonać każdy kryzys?
• Zasady efektywnego spotkania z pracownikami

Piotr Juszczak

Zapytaj o praktyczne szkolenia dla pracowników swojej firmy. 

W Delta Training gromadzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.