Biura typu open space oprócz ograniczenia kosztów miały promować otwartą komunikację i ożywioną współpracę. Jak jest jednak w rzeczywistości? Jeśli jesteś menedżerem odpowiedzialnym za organizację pracy biura to zainteresują Cię wyniki badań amerykańskich naukowców. 

Osoby zatrudnione w amerykańskiej firmie Wildbit działającej w branży internetowej  pracowały głównie w domach. Przeprowadzka do otwartego biura miała poprawić współpracę. Niestety, efektywność spadła, wszyscy zaczęli narzekać, łącznie z właścicielem – Chrisem Nagele. Niedługo potem nastąpiła kolejna zmiana. Każdy pracownik otrzymał swoje, zamykane biuro. Czy to zapowiedź trendu polegającego na odwrocie od biur typu open space? Być może rozstrzygające będą wyniki badań amerykańskich psychologów. Przyjrzeli się oni pracownikom dwóch firm, które zmieniły aranżacje swoich biur z systemu wielu gabinetów na przestrzeń open space.

Na łamach prestiżowego pisma „Philosophical Transactions of the Royal Society B”, naukowcy z Harvard Business School opisali pionierski eksperyment sprawdzający rzeczywisty wpływ otwartych biur na jakość współpracy. Jak zwracają uwagę naukowcy, wcześniejsze badania opierały się głównie na wypełnianych przez pracowników ankietach, więc dobrze sprawdzały subiektywne odczucia uczestników, ale nie nadawały się do obiektywnej oceny ich zachowań.

Spadek bezpośredniej komunikacji

Opisane teraz doświadczenie stało się możliwe dzięki nowoczesnym sensorom, które można nosić przy ciele i które nie wpływają na zachowanie korzystających z nich osób. Z pomocą takich urządzeń i analizy aktywności firmowych komputerów naukowcy byli w stanie opisać, w jaki sposób i kiedy pracownicy komunikowali się między sobą. Eksperyment przeprowadzili w dwóch firmach, które rezygnowały z tradycyjnych pokojów i wprowadzały biura typu open space. Według teorii, praca w większych grupach ma bowiem promować wzajemną wymianę informacji i podnosić efektywność. Jednocześnie pozwalają zaoszczędzić powierzchnię, a więc znacznie zmniejszyć koszty działalności firmy. Niestety, nadzieje menedżerów spaliły na panewce. Częstość bezpośrednich rozmów między pracownikami spadła aż o 70 proc. Jednocześnie znacząco wzrosła komunikacja mailowa.

„Krótko mówiąc, zamiast prowokować żywą współpracę twarzą w twarz, biuro o otwartym układzie, jak się wydaje, uruchomiło naturalne ludzkie odruchy społecznego wycofywania się i skłoniło pracowników do interakcji za pomocą e-maili i komunikatorów” – piszą autorzy publikacji. Innymi słowy, ludzie znaleźli inne sposoby na ochronę swojej prywatności.

Badanie wskazało też, że otwarte biura mogą prowadzić do zbytniej stymulacji pracowników, przez co mogą pogarszać ich efektywność. „Mam nadzieję, że to badanie wyleje kubeł zimnej wody na zwolenników pomysłu, według którego z pomocą tego typu biur można jednocześnie zaoszczędzić na przestrzeni i poprawić jakość współpracy” – mówi jeden z autorów badania prof. Ethan Bernstein.

Hałas w open space

Badacze twierdzą jednak, że być może istnieją sposoby na zmniejszenie negatywnych skutków usuwania ścian z biura. Wymieniają tutaj biura łączące cechy otwartych i tradycyjnych, przenoszenie części pracy do domu (home office). Konieczne jest jednak zadbanie jeszcze o jeden element – ciszę. Wyraźnie pokazało to badanie przeprowadzone przez zespół z firmy Oxford Economics. Jak twierdzą autorzy projektu, hałas w otwartych biurach stał się dużo większym problemem od czasu poprzedniego badania, przeprowadzonego w 2015 roku i „przybrał skalę epidemii”. Większość ankietowanych pracowników donosiło o ciągłym, utrudniającym koncentrację hałasie. Tylko 1 proc. z nich stwierdziło, że bez kłopotu mogą uniknąć rozproszenia. Jednocześnie 54 proc. menedżerów było przekonanych, że ich podwładni dysponują odpowiednimi narzędziami, aby poradzić sobie z hałasem, podczas gdy stwierdziło tak tylko 29 proc. pracowników. Hałas zmusza niektórych nawet do drastycznych rozwiązań. Otóż pracownicy miejsc o jego najwyższym natężeniu częściej deklarowali, że są gotowi zmienić pracę.

Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Berkley, którzy w ciągu wielu lat przebadali 65 tys. pracowników z różnych kontynentów doszli do wniosku, że wszędzie problemem jest hałas i brak prywatności. Dlatego ludzie w otwartych przestrzeniach próbują się odgradzać: zakładają słuchawki na uszy, wysyłają do kolegi maila zamiast z nim porozmawiać. Tam, gdzie wymagane są skupienie, analiza, praca kreatywna open space jest wątpliwy. Open space to współczesna odmiana XX-wiecznej taśmy produkcyjnej. Dlatego w takim biurze z powodzeniem mogą osiągać dobre efekty pracownicy centrów usług wspólnych, osoby wykonujące powtarzalne, mechaniczne czynności. Kto wie, czy w przyszłości open space’ów nie wypełnią roboty, a ludzie częściej będą pracować w domu, kawiarni, parku, na plaży, przestrzeniach coworkingowych. Gdzie kto zechce.

Zapytaj o szkolenia z pracy zespołowej. Kliknij i dowiedz się więcej.

W Delta Training śledzimy najważniejsze publikacje na świecie dotyczące badań, odkryć i trendów w obszarach miękkich kompetencji, które zwiększają efektywność pracowników. Rzetelne informacje publikowane w czasopismach naukowych są trudne do znalezienia, zrozumienia i często nie zapewniają szybkich, praktycznych wniosków. Jeśli jednak cenieni naukowcy badali problem, który teraz sam próbujesz rozwiązać, to może chciałbyś poznać ich wnioski i rekomendacje przed podjęciem decyzji? Jeśli tak, to zapraszamy do naszego działu „Badań i rozwoju.” Publikujemy tam informacje tylko z rzetelnych, wyselekcjonowanych źródeł. Wyniki i wnioski z badań i eksperymentów inspirują nas do ulepszania naszych szkoleń biznesowych dla firm, sposobów przekazywania wiedzy i umiejętności uczestnikom naszych szkoleń, tworzenia angażujących ćwiczeń oraz różnorodnych, ciekawych materiałów szkoleniowych.