Jak wykorzystywać skuteczne techniki zarządzania sobą w czasie by zyskać więcej wolnych chwil dla siebie – piszą konsultanci Delta Training w magazynie „Gazety Wyborczej.”

„Proś, o co chcesz, byle nie o czas” – mówił już Napoleon Bonaparte. A dziś? Przeciągające się zebrania, codziennie setki maili, korki, zawożenie dzieci do szkoły i odbieranie przed zamknięciem świetlicy, zakupy, projekty, terminy… Czas stał się dobrem ekskluzywnym. Ale zarazem jest najbardziej egalitarną wartością: każdy ma go dziennie tyle samo – i prezydent USA, i student. Mnóstwo czasu poświęcamy na uskarżanie się na jego brak. A może spróbujmy nad nim zapanować? Nie tylko będziemy działać sprawniej – będzie się nam też lepiej żyło, bo poczucie kontroli nad czasem, choćby złudne, koreluje pozytywnie z dobrostanem.

Zarządzanie czasem to wyścig z terminami

Prasa jest pełna doniesień o opóźnionych inwestycjach. Nie tylko w Polsce – nowe berlińskie lotnisko miało przyjmować pasażerów już w 2011 r., ale termin zmieniano sześciokrotnie i nadal nie wiadomo, kiedy wyląduje tam pierwszy samolot. Daleko nie trzeba szukać – my sami zgadzamy się na terminy, których nie jesteśmy w stanie dotrzymać, albo pracujemy po nocach, by jednak zdążyć.

Najczęstszą przyczyną jest to, że nie radzimy sobie z rozkładaniem zadań na etapy i szacowaniem czasu potrzebnego na wykonanie każdego z nich; planując wizytę u klienta, nie bierzemy pod uwagę, że staniemy w korku w drodze na spotkanie, które zamiast godzinę będzie trwać półtorej. Przeceniamy szanse na sprzyjające okoliczności, a nie doceniamy możliwości wystąpienia zdarzeń negatywnych.

Amerykańscy badacze poprosili słuchaczy ostatniego roku studiów o oszacowanie, kiedy skończą pracę dyplomową. Studenci z reguły przewidywali, że pisanie zajmie im 34 dni. W rzeczywistości pracowali 56 dni. Trafniej oszacowaliby czas, gdyby wzięli pod uwagę doświadczenia z pisaniem wcześniejszych prac, np. semestralnych. Równocześnie badani znacznie precyzyjniej typowali czas ukończenia prac kolegów. Stąd wniosek, by najważniejsze plany były weryfikowane przez innych. Również przez podwładnych, bo nadmierny optymizm w szacowaniu czasu cechuje właśnie przełożonych.

Jak optymalnie planować

W smartfonach i tabletach mamy dziesiątki aplikacji przydatnych w planowaniu i ochoczo z nich korzystamy. W snuciu planów jesteśmy dobrzy, pozostaje pytanie: jak osiągać cele?

Wybitny psycholog Roy F. Baumeister, autor książki „Siła woli”, przeprowadził eksperyment, w którym studentom wyznaczono różne formy planowania. Badani z pierwszej grupy mieli codziennie planować, czego, gdzie i kiedy będą się uczyć. Ci z drugiej – podobnie, ale ich plany miały dotyczyć nie dni, lecz miesięcy. Trzecia grupa – kontrolna – nie robiła żadnych planów. Okazało się, że najlepiej poradzili sobie planujący z miesięcznym wyprzedzeniem. Jeszcze rok później studenci z tej grupy otrzymywali lepsze oceny niż koledzy robiący codzienne plany.

Według naukowców minusami codziennego planowania są czasochłonność i brak elastyczności. Nie jesteśmy w stanie trafnie oszacować czasu potrzebnego na wykonanie różnych czynności, więc wiele z tego, co zaplanowaliśmy rano, planem pozostaje również wieczorem – a wówczas czujemy się przytłoczeni liczbą niezrealizowanych zadań.

W praktyce przydaje się również reguła 60/20/20, zgodnie z którą planujemy tylko 60 proc. całodniowej aktywności, 20 proc. rezerwujemy, gdyż realizacja zadań może potrwać dłużej, a kolejne 20 proc. czeka na niespodziewane wydarzenia. Do godzinnego zebrania wpisanego w kalendarz warto dopisać 20 minut: 10 minut na przeciągające się spotkanie i 10 minut na awarię elektryczności. A jeżeli wszystko pójdzie zgodnie z planem, będziemy mieli 20 minut dla siebie…

Nastawienie wobec czasu według Zimbardo

Nie każdy na propozycję spotkania od razu chwyta kalendarz, myśląc jednocześnie, jak to posłuży jego celom. Wiele zależy od kręgu kulturowego. Ryszard Kapuściński w „Hebanie” snuł refleksję na temat czasu, obserwując komunikację w Afryce. „Wchodzimy do autobusu i zajmujemy miejsce. W tym momencie może dojść do starcia dwóch kultur, do zderzenia i konfliktu. Stanie się tak wówczas, jeżeli pasażer to przybysz, który nie zna Afryki. Człowiek taki zacznie rozglądać się, wiercić i pytać. Kiedy odjedzie autobus?. Jak to – kiedy? – odpowie zdumiony kierowca. – Kiedy zbierze się tyle ludzi, aby cały zapełnili”. Europejczyk czuje się sługą czasu, żeby istnieć i funkcjonować, musi przestrzegać jego żelaznych praw. Dla Afrykanów czas jest otwarty, elastyczny, subiektywny. To człowiek wpływa na jego przebieg i rytm.

Według Philipa Zimbardo takie luźne podejście jest typowe dla społeczeństw, które żyją teraźniejszością. Jako przykład słynny psycholog podaje Peru, gdzie wszyscy się notorycznie spóźniają, a przyjęcia zaczynają się nie o godzinie podanej w zaproszeniu, tylko w chwili, w której większość osób uzna za słuszne, by się pojawić. Ma to swoje konsekwencje – Peruwiańczyk co roku spóźnia się do pracy, szkoły czy na spotkania średnio 107 godzin, co kosztuje gospodarkę 5 mld dol. rocznie.

Na nasz styl życia wpływa też perspektywa czasu – to, czy skupiamy się na przeszłości, teraźniejszości czy przyszłości. W Afryce albo Peru ludzie nastawieni są raczej na teraźniejszość, w Polsce – głównie na przyszłość. Do pracy spóźnia się 19 proc. Polaków, podobnie jak Amerykanów.

Listy rzeczy do zrobienia

To, jak postrzegamy czas, wpływa na nasze myśli, odczucia i zachowania. Osoby zorientowane na przyszłość układają listy rzeczy do zrobienia, wytrwale dążą do celu, potrafią odraczać szybkie nagrody na rzecz późniejszych korzyści, dotrzymują terminów, są punktualne, obowiązkowe i konsekwentne, zawsze noszą zegarek i skarżą się na brak wolnego czasu. Za to nie czerpią maksymalnej radości z tego, co dzieje się teraz. Nie zanurzają się w chwili obecnej, bo ciągle myślą, co je czeka za chwilę, a co jutro, a co za miesiąc. Rozważają, czym muszą się zająć po powrocie z urlopu, choć urlop właśnie się zaczął – łatwiej więc mogą wpaść w pracoholizm.

Przeczytaj ten tekst i jeszcze więcej na stronach „Gazety Wyborczej” i kliknij tu

Zapytaj o szkolenie dla swojej firmy z zarządzania sobą w czasie. Kliknij tu.